讀書筆記-少做一點不會死! 越少越厲害的超簡單工作生活雙贏法則(下)

讀書筆記-少做一點不會死! 越少越厲害的超簡單工作生活雙贏法則(下)

少做一點不會死! 越少越厲害的超簡單工作生活雙贏法則

為什麼想讀這本書?

繼續上篇的內容,下篇將進入「實踐」的部份,在了解了限制資訊量與工作量,把時間花在最重要的事情上的大原則後,具體有那些步驟和方法是我們可以去嘗試的。

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本書核心觀點?

一、簡化目標與企劃

記得上篇談到的「少的力量」首先要讓自己專注在少一點的目標上,作者提出了「唯一目標」原理,指的是一次只專注在一個目標,就可提高效率,而「唯一目標」若太大時,還可拆成具體幾個步驟及次目標,並且同樣一次只專注在一個次目標上。

實際操作時的流程如下:

一、選擇目標

二、將目標拆解成幾個次目標

三、當週目標

四、當日目標

上述四個簡化目標的步驟,以「想成為律師」為例,流程如下:

  1. 想成為律師就要先進法學院完成三年課程,最後通過律師考試.,因此簡化大目標後的第一步就是定出次要目標:「先考上法學院」,這需費時六個月到一年。
  2. 接著專注在一到兩個月來完成「次要目標」,第一個次要目標,也許是先「蒐集資料」,研究你那些地方有什麼好的學校、了解各校資訊,可以把這把次要目標命名為「搜尋出前五大法學院」…等等。
  3. 當週目標,可能是找到這五大法學院後,這周的工作就是去研究他們的官網,並閱讀相關的資料 (校風、業界評價、學費…等等)
  4. 當日行動,它是一天中最重要的任務,每天要優先完成後才能做其他事,這樣才能確保自己專注在「唯一目標」上,不會被其他事務給拖延。

注意事項:

目標選擇要以「六到一年可以完成的目標」為主,因為超過一年的才能達成的目標很難專注,低於六個月目標卻又可能不值得費心去追求,當然可能你想達成的目標有時會超過兩年以上,這時一樣先把它切分成幾個次目標,每一個次目標同樣只需花費一年左右,以此類推。

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二、簡單企劃清單

在訂出目標後,接下來就要草擬出一份執行的企劃清單出來,不管是工作上、生活上都值得你先制定。

在制定清單時雖然一開始你可以列了十幾個項目出來,但記得「先選出三件最重要」的項目,以這原則列出清單作者稱為「簡單企劃清單」,而其他未被列入的稱為「待辦清單」,在未完成簡單企劃清單內的三項工作前,是禁止把待辦清單的項目進挪進來。每完成三項,才再挪三項裡來,這樣你才能夠專注並確實完成手上的企劃,而不會分身乏術,一直分心拖延。

而這三項的選擇,至少一項是跟「唯一目標」有關,例如以上述的「成為律師」的例子,它就是唯一目標,而其餘兩項企劃可以與其他工作,或私人生活有關,只要自己調整好都ok。

這時有人會疑問:「為何不制定一項更專注,而要三項呢? 」

因為很多企劃會因為一些因素像是等待他人回應與完成、等待相關資訊出現,還在等賣主廠商做某件事,這時你可以先做別的而不用因為等待而停止某個企劃,所以有三項可以執行可以確保一直在行動,也不會過多而分心造成效率不佳。

特殊狀況:

若企劃不在自己的掌握該怎麼辦?例如你定了三個企劃,但老板一直丟新的任務給你,這時該怎麼辦? 作者給了四個建議作法,分別如下

  • 做自己的企劃表
  • 拖延戰術
  • 直言不諱
  • 請上司挑選

大前提還是要以自己的企劃為主,一樣選出三項企劃後傾力完成它,並把你的工作結果和邏輯跟上司報告,說明你成功的原因(直言不諱),希望他支持你的工作方式,但若遇到上司仍堅持你做更多工作時,你一樣先以完成自己的三項企劃為主,盡快趕完之後,跟上司求延期或把部份工作轉交他人協助,不然就直白跟上司說今天來不及,因為你還有別的企劃要完成。最後若仍然失敗的話,還有一招就是跟上司表示你的時間有限,不可能完成所有工作,請他先把所有工作任務排出來,並幫你選擇那三個他認為最重要的企劃,跟他表示你會全力先完成這三份企畫,完成後再請他選三項。

如果這樣做上司仍覺得你做的太少的話,記得考慮準備換工作了。

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三、簡化任務:

抓出最要務

每天早晨先抓出「當日三件最要務」,並且至少一項要跟目標有關,以確保每天都能向目標推進。同時在完成後才去處理其他「批次任務」,例如:打電話、處理email、上網、開會…等等。

讓「最要務」發揮功效的祕訣:

  • 每天早上選出最務,為自己設定於三件
  • 確保其中一項任務與目標有關
  • 專注完成它
  • 選擇在一天之初就處理掉最要務,完成後才進行其他工作

若一天只處理一項大任務,同時內容又過於龐大時,一樣可拆解成一小時可以完成的小任務 (small tasks) 。

例如:你要「寫一份年度報告」但覺得太難或要花費很多時間,一直不想面對它,這時先第一步就是先把它拆解和縮小,變成:

  • 草擬出報告的大網
  • 發想報告題目
  • 寫出報告的第一章或前言」

這些都是可以在較短的時間完成,也許十到二十分鐘就可解決,這樣做你會比較有動力,也可以打破一開始不想面對大任務的心理障礙,一個接一個解決小任務,直接打敗大任務為止。

 

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四、簡化時間管理

記得以「簡單開放」為第一原則。

作者建議我們要記住行事曆的目的是「記下事情但不一定要參與或執行」該件事,它的功能在於「提供選擇」,讓你知道有那些事可以做,但不該成為你的生活主宰,這點很挑戰一般人的想法,所以你的行事曆應該愈簡單愈好。

如果不用行事曆來預定行程,我們該怎麼做呢?

重點要知道事情對你而言的輕重緩急,以你的時間和精神狀態為主,在每個當下決定應接下來應該做什麼,同樣地一次只專注在一項任務,並讓自己投入在最有熱情、覺得更有趣的任務上,當你這類型的任務和企劃做的愈多,你反而才會做的更好。

而決定事情的優先順序,方法一樣是以「最要務」為主,每天早晨決定當日想做的事,寫下三件你最想完成的任務,其他雜務就以「批次處理」的方法來解決,而且要留到最後才做,不要浪費早晨寶貴的時間來執行,至於有那些是工作適合批次處理,如下:

  • 電話 (集中在固定時間打電話聯絡與溝通,不要想到就打)
  • 電子郵件 (不要時時刻刻都打開閱讀,改以固定時間處理及回覆,一次兩次就好,甚至可以一天一次或兩天一次)
  • 文書工作 
  • 收信 (實體的信若有很多的話,也許是中午休息才拆信閱讀處理)
  • 會議 (集中在固定時間解決,例如每周一上午才開會)
  • 上網、找資料 (這時最容易分心的事,記得設定時間及確認目標,減少無意義的上網)

建議可使用的工具:

可以使用 Google 行事曆,網路備忘錄,也可以用筆記本和文字檔,用於寫下當天「最要務」、「批次任務」並且一天整理一次。

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五、其他小技巧:

作者在書中針對各種批次任務也提供了一些簡化技巧,我挑幾個值得分享的如下:

  • 人們容易發生無意義的上網行為

除了使用一些工具像Toggltickspot 來追蹤自己的網路使用情況,還可以做的是設定「離線日」的方式。

我們有許多工作其實是不需要上網也可以執行,所以可以試著學習離線狀態的工作方法:

  1. 先把要上網的資料都找齊
  2. 切斷網路
  3. 設鬧鐘,在限定時間內專注工作
  4. 想到任何需要上網查的東西,先記下來
  5. 完成工作後可以獎賞自己一下
  • 簡單的每日例行活動

最後作者提供了自己每日的例行活動,不是要大家學他一樣做同樣的事,而是提醒你檢祖你每日例行的活動,有那些值得考慮好好去做。

晨間例行活動:

  • 運動、做瑜珈
  • 閱讀
  • 寫作
  • 喝茶或咖啡
  • 沐浴
  • 在大自然漫步 (也許生活在都市的人可以去公園、學校走走)
  • 寫日記
  • 重新審視目標、寫下當日三件最要務
  • 感恩時間 (謝謝所有值得感謝的人事物)

夜間例行活動:

  • 反省當日種種
  • 為明天做準備
  • 整理房間、打掃家裡
  • 和摯愛的人共度優質時光,多聊天相處
  • 寫日記、記錄網誌、運動

要培養出上述這些活動方法就是要「專注其中」,使活動產生價值,並且時刻記錄進度,了解自己的現況才能持續精進。

後記:

這本書第二部份的最後我覺得內容寫的比較鬆散,大多數是個人實踐後的心得與分享,大原則乃是以「少的力量」為中心,專注在一件事情及覺察當下,我覺得實踐它的方法說白了就是確實去執行、記錄以及檢討,我自己目前在嘗試的第一步,是先把這本書隨時帶在身上並常常翻閱,另外利用手機上的Google Keep及Evernote的App來提醒自己應該專注的目標,並且隨時記錄想到的新方法,每睡前檢查一次是否完成,大家若看完文章也有興趣的話,可以留言相互交流喔。

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