讀書筆記-資訊分析力:三大步驟教您快速擷取有效資訊

讀書筆記-資訊分析力:三大步驟教您快速擷取有效資訊

資訊分析力:三大步驟教您快速擷取有效資訊
資訊分析力:三大步驟教您快速擷取有效資訊

為什麼想看這本書?

先前在讀日本的一些居家生活「整理術」的書籍時,有曾想過也許整理術也可以應用在資訊收集上,而最近剛好翻看了「資訊分析力」這本書的前言時,發現作者也是用整理術來比喻,跟我先前的想法不謀而合,因此讓我想找這本書回來拜讀。

在讀這本書前我有三個問題希望獲得答案:

  1. 資訊分析的斷捨離該怎麼做?
  2. 中國有不少知識網紅提倡「輸出倒逼輸入」的方法,不知道本書會有那些相似的建議?
  3. 關於資訊分析,有那些好的工具和方法值得借鏡套用?

本書核心觀點:

這本書主要談三件事分別為:

  • 有用的資訊符合「80/20法則」,同時要避免資訊「偏好」
  • 如何有效整理資訊
  • 將資訊輸出化為思考的有效方法

下面就一一為大家解讀,首先是:

一、有用的資訊符合「80/20法則」,同時要避免資訊「偏好」

大多數人會讓自己沉陷在無用資訊過多的原因通常有兩種:

  1. 焦慮
  2. 虛假的滿足感

第一種心態,通常是因為害怕千萬所有的新資訊,所以會不斷想盡可能地一直接受資訊,但就像莊子所說的:「吾生也有涯,而知也無涯。 以有涯隨無涯,殆已!」重點要把心態從「你知道了什麼?」轉向「你因此行動了什麼?」,追求輸出大於輸入才對。

第二種心態,就像有些人把收集100張名片當作目標,覺得自己好像認識很多人,熱衷在各種場合與他人交換名片,但卻在之後完全沒有任何聯絡或發展出商務上的合作。這樣的作法只會讓你滿足了一時虛榮心,卻對你的工作沒有任何幫助。同時真正對你有幫助的貴人也就那幾個,若你在收集名片時沒有意識地去分類、去思考雙方的合作可以,以及主動去接洽聯絡,這些人脈最終只是水中鏡月。

那面對海量資訊,我們該怎麼做才能成為資訊處理專家呢?

最簡單資訊整理方法

  1. 分類
  2. 丟棄
  3. 整理

在前言我提到日本有許多關於居家生活「整理術」的書籍,例如在台灣也很紅的《斷捨離》《怦然心動的人生整理魔法》,而作者也談到資訊整理的方法其實也跟「整理術」概念一樣,在獲取資訊時,先從分門別類開始,接著大膽捨棄掉對自己無用的資訊,最後再整理分析轉換成智慧,並輸出運用它,最後再測量結果,形成一個良性的循環。

那一般來說,從什麼來源的資訊通常是有用的?那些容易被丟棄?

大眾媒體還是值得參考
首先,不管你是透過何種管道來接收資訊,都仍會遇到「資訊不對稱」的可能性,你無法完全知道提供方所傳播的資訊是否真的有用,這時作者建議我們要用「概率論」的思考方法,簡單來說就是盡可能用一些方法或過濾機制,將資訊來源的「不確定性」降低,並提高可信度。

例如作者認為好的報章雜誌、新聞大多還是經過較為嚴格的「採編查審」等機制所製作出來的,通常還是比社群網站上的匿名或業餘人士所提供的情報來的可信。

找值得信賴的人
另外從各種領域中找出值得信賴的專家,透過閱讀這些人的文章和著作,也是一種可以獲取高品質資訊的方法,另外也可以向業界朋友打探消息的方式,作者建議我們可以抓三位不同來源的人,來請教同一個問題,避免資訊有偏頗,但若大家意見都相同時,就可以對此開始調查。

例如:想知道臉書廣告投放代操的費用和內容為何?

這時你可能不能只問了一家,而是問三到五家,或是詢問看看業界朋友是否已有合作的廠商?詢問其操作的成效、口碑和費用。

現場主義
最後,除了從媒體網路上獲取資訊外,第一手現場所採集資訊也很重要。
像有些行銷人員會喜歡去逛街或百貨公司來感受時尚及潮流,也有人會去逛書店翻閱當前的暢銷書籍來了解社會動態,也可以透過旅行去感受和自己完全不同語言文化的民眾,他們的所思所想及價值觀,這些透過實際行動所取得的資訊都比從光媒體上取得的來的珍貴。

上述這樣的方式,其實也是為了解決「資訊偏好」的問題,原因為何呢?

驗應性偏誤
心理學有個名詞叫做「驗應性偏誤」指的是當人們對某件事產生某種印象後,即使那各種不同的資訊,也只會認知到佐證你最初印象的資訊,進一步強化那個印象。

例如:

某個新人同事剛入社時,因為不熟所以不太跟你打招呼,你誤以為這個人就是態度冷淡,甚至你看到他對別人也是如此時,更是強化了這個印象。但實際上對方也許只是個內向的人,要花比較多時間才能適應新環境。

這現象會造成我們總是收集「自己喜歡,但不需要的資訊」,為了避免這狀況,作者建議我們可以使用「喜歡、需要」矩陣圖的方法,如下

「喜歡、需要」矩陣圖

這裡要記住的時,通常「討厭可是需要的資訊」往往比「喜歡又很需求的資訊」還難收集到,所以要善用上面的矩陣來收集。

如何更有效的收集資訊
本章最後作者我們要學會「集合知識」的方法,因為一個人努力收集的資訊再怎樣也不會比一群人的集合知識來的多,同時還能夠保持客觀、提高效率。

而集合知識的方法有:

  • 活用優秀專家的建議 (跟牛人學習),作者認為靠自己來做高專業領域的蒐集資訊是徒勞的行為,會浪費許多時間,效率不佳,還可能因此錯失許多商業機會。
  • 主動出擊,善用KDD (直覺、經驗、膽量)法則,遇到不懂的事就勇於舉手詢問,同時把自己所學再次分享給他人來獲得更多反饋。

以上兩點,我先前在《躍遷》這本書也看過相似的觀點,像是「聯機學習」。

例如:一間食品公司想開發新產品,於是成立一個小組,透過小組成員們收集不同類型的資訊,從工廠、通路、原料、市場這四個方向分別收集,再分別報告討論。

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二、如何有效整理資訊

這時代特色是我們不再缺代資訊,但缺的是如何對資訊做「取捨選擇」的能力,選擇不要什麼可能比要什麼更重要。

以「選擇好的新聞App當作資訊來源」為例:
作者建議大家找出三個新聞App後,開始一一試用,並比較出那一個用的最順手,同時常提供多對自己用資訊。由於各家App都有各自的優點,像是個性化推薦、新聞數量、資訊種類最齊全..等等。.

書中案例以日本新聞媒體以主,這裡我補充針對台灣商務人士常見的新聞來源 :

從限定資訊來源開始
像這樣先精簡你的資訊來源後,你就可以避免陷入太多重複及壅塞,另外也要提醒自己資訊是有「保鮮期限」,所以只堆積不思考是沒有用的,這裡有個常見的誤區是:人人往往因為蒐集「標題資訊」而容易滿足,原因前面也提過,如下:

  • 不安感,好像都用的到,擔心若不全部收集的話,萬一有天找不到怎麼辦!?
  • 滿足感,只要收集一堆覺得很多,就很滿足

要破解這問題,作者建議我們要學會用「投報率」和「機會成本」來當作接收資訊的衡量指標,如下:

  • 問自己:「收集這些情報,我要花的時間成本有多少? 未來可以產生多少利潤呢?」
  • 避免「沉沒成本」,花了五百元買了一本爛書,就不要硬是讀完,選擇不讀當二手書賣掉是更好的選擇。

最後在過濾精鍊後的資訊,我們還有什麼方法來提升吸收效率?

新聞報導通常重點寫在開頭和結尾
就跟許多書籍的編排一樣,光看標題和序言你就可以獲得一定程度的資訊,看新聞報導也是如此。

不過有時我們看不懂一些來源資訊,到底是為什麼呢?

看不懂資訊的可能原因:

  • 完全沒有或不足夠相關的知識背景
  • 知識背景本身的結構很難懂
  • 相關的人物與要素太多、太複雜

所以反過來說,若你想將一個複雜資訊製作成「簡單易讀」的話,好的處理方式是:

  • 了解讀者不知道那些背景知識和結構
  • 省略部份過於複雜的背景來說明

但身為讀者時,我們也要留意這些簡單化的複雜資訊,是否有錯誤的因果關係,或太多簡化? 有時人們會想把簡單的事講的複雜難懂,除了講者可能本身資訊分析及表達能力差的原因之外,很可能也是為了故意誤導聽者,從而獲得利益或影響,因為我們要習慣在接收資訊時問問自己:「那是真的嗎?」

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這章最後作者提供了幾個他用於整理資訊的工具和方法,一一如下。

使用A4筆記本
作者建議我們在蒐集資訊時呵以用「手寫」的方式做筆記,它是將腦海中的思緒化為言語最好的方法之一,像我是習慣利用「寫字板+空白影印紙背面」,來把雜亂的想法來寫下來以方便整理

將書架也分類
作者建議我們可以在工作或家裡設立「工作用書架」和「其他書架」,用來區別不同目的資料,前者可用來擺放像是營銷、會計、經營戰略的書籍,後者可以放休閒娛樂的書。

將名片分三盒

  • 特A級:馬上會合作 15%
  • A級:未來有可能合作 15%
  • 大盒子:工作上合作可能性低 80%,若遇到不確定時,就先放在大盒子。

上述提到有人熱衷在集滿100張名片,卻沒有和任何人建立起合作關係,原因就是沒有思考在未來與對方能有怎樣的合作,只是亂收集一通,因此作者建議我們可以準備上述三種盒子,依照各種情況來分類,後面的%指的是大多數收集來的名片最終大致的比例,可見值得認識的人比像想像中的少。

郵件分類
作者建議我們不要花時間分類,不如直接「依不同目的」來使用不同的信箱,像作者常用三個不同的信箱,用途分別如下:

  • 主要工作用,每天會立即瀏覽
  • 向自家公司詢問事務…等等,可作參考的資料,通常會晚點看
  • 收集資訊用,用來訂閱各種郵件雜誌…等等,大多是推銷信或一些不需要的郵件,最後會刪除或進入黑名單

將資訊多次使用的好方法
作者建議我們除了將輸入的資訊建立索引分類外,下一步就是將它應用在「當前的工作」或「中長期的工作」

以作者的工作為例,他主要的產生(輸出)通常有兩者,分為為「寫」和「說」

  • 寫,郵件雜誌、部落格、書籍
  • 說,講座、研討會、研究所授課

例如:接到一份撰稿需求,題目是希望他對快時尚 (fast fashion) 最近的興盛是否和經濟會再次「通貨緊縮」有關? 為此寫一篇文章來評論。

這時他會利用「快時尚」、「通貨緊縮」這兩個關鍵字來蒐集資訊,建立索引,應用在撰稿上(當前的工作)。不過之後他在研究所教授營銷理論時,也會再次利用先前蒐集過有關快時尚的品牌,像是GU, ZARA的資料來當案例說明,最後有機會接觸到服飾廠商委託舉辦的研討會時,可以再次應用 (中長期的工作)。

像這樣將輸入的一項資訊巧妙應用當下及未來中長期的工作上,就是作者建議我們要嘗試的一個來源多次使用方法。

寫部落格是一個好的輸出方式
它的優點是:

  • 透過寫作輸入可以紥根記憶
  • 寫作時會意識到讀者,你會開始仔細地斟酌字句和表達方式,這可以訓練你的思考

像我從幾個月前開始自架網誌,寫書評心得後,我發現自己在整理資訊和輸出上有很大的進步,同時他人的回響和交流對我也有很大的鼓勵(報酬)。

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三、將資訊輸出化為思考的有效方法

一般我們常說的「資訊」其實定義不明確,若參通參考DIKW模型可分四種:

  1. 資料 data
  2. 訊息 information
  3. 智能 intelligence
  4. 智慧 wisdom

前兩項都是你很容易在報章雜誌或網路上所能夠找到的消息,它可能是某個數據、某個事實或新聞。而後兩者則是發現這些資料和訊息的背景,以及周圍「潛在的事物」,也是你自己「燒腦」思考加工後所創造的事物。

同樣用食品公司為例:

  1. 自家經營的食品電商平台,不知道為何每週三的烤麵包糖片賣的特別好? (資料)
  2. 該平台每周三會發表銷售排行榜。 (訊息)
  3. 排行榜出來時訪客會增加,相對的使烤麵包糖片的銷售量提高,如果對這些訪客推出某些促銷方案,銷售量也許能夠再提高。(智能)
  4. 嘗試在每周三推出合購其他商品就免費的優惠。(智慧)

這四個過程,作者稱為從「知道的資訊」昇華為「思考的資訊」,唯後者才能讓我們在工作中成為能幹的人才。

在了解智能和智慧的重要後,我們該怎麼更有效地得到它們呢?

用別人的腦袋來幫自己思考
就像前面說過的,有時新聞媒體上的「一手資訊」我們誤以為是「智慧」,但對我們而言其實只是「訊息」而言,差異就像我們自己有沒有動腦思考過,而不只是單方面的接收和認同。

這種資訊通常在那出現在:

  • 專家的見解
  • 新聞的專欄、社論

那該如保正確地透過別人的腦袋來獲取「思考的資訊」?

「奇怪?為什麼?」
作者建議我們在接到任何訊息時都要去思考「奇怪?」找出不認同或不清楚的地方,接著下一步是試著思考「為什麼?」,這時你可以借用豐田汽車內部知名的「五問法」,連問五次為什麼。

例如:請問星巴客的優勢是什麼?

若你的答案是「員工訓練很好」,這樣的提問只能得到「是什麼」的資訊,若想得到「為什麼」的答案,可以接下來再提問

  • 為什麼他們的員工訓練是優勢?->因為會提升接待能力
  • 為什麼需要「接待能力」?->因為可以和其他公司形成差異化
  • 為什麼要跟其他公司形式差異化?->因為想從激烈的競爭中脫穎而出
  • 為什麼想「脫穎而出」?因為會增加回頭客
  • 為什麼增加回頭客是好事? 因為可以用低成本提升收益能力

像這樣「五問法」可以讓你深入挖掘出問題,並倒逼自己提出更具體的措施,這樣的方法又被稱為「垂直思考法 (Vertical thinking) 」,而有別於垂直思考法這樣線性挖掘的思考方式,若是想產生新點子的話,你應該學會「水平思考法 (Lateral thinking)」,具體如下

補充:建議大家可以閱讀 Dr. Edward De Bono的書《水平思考法

若以最近選舉新聞為例:
你要提問或思考的不只是誰會當選?或那個政黨在議會席次多少或得票率多寡? 而是要試著思考下面的問題:

  • 這些候選人勝選後,對他們承諾的選區的人民而言會有那些影響?
  • 當地或全國的經濟會發生什麼變化?
  • 一年後或四年後會如何呢?
  • 如果情況會如上述自己思考的情況來變化時,我在投票前可以做些什麼?

除了水平思考外,你還可以試著用各種觀點來切入,例如:從宏觀社會國家的角度來想、從自家公司的角度來思考,或是從自己自身來想看看。

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「用功」與「學習」的差異
作者認為知識記到腦袋叫做「用功」,有自己動腦思考並下功夫輸出才叫「學習」。我們在學生時代的「用功」與「學習」通常是五五比或更低,但入社會後若想成功的話,就要讓自己的「用功」與「學習」變成為二八比。

例如:你也許知道「pitch」這個英文單字嗎?

它是在棒球裡是「投擲、投球」的意思,但就算你棒球隊裡的投手,在知道這單字後,也不代表你就能夠把球投的很好,還是要實際練習才有用。

再例如:你聽過「電梯演講」嗎?

很多人很快可以回答說,它是「指如何歸納好自己的想法,並在很短的時間(30秒)內簡報給他人了解。」

但光知道意思是沒用的,除了可以想像這詞彙誕生的背景和使用情境外,你還是要大量練習才能學會,不管是做自己介紹、推銷新的企劃案,甚至是一邊拿著計時器一邊練習都好,唯有這些實際行動才能化為「學習」。

將輸出習慣化
作者引用了《為什麼我們這樣生活,那樣工作?》這本書,裡頭介紹了「習慣」佔了人類所有行動裡的四成左右,而人的習慣又是由下列三者組成循環來運作

  • 契機
  • 例行公事
  • 報酬

例如:加班累積壓力 (契機)、喝酒 (例行公事)、借酒消愁 (報酬) 這樣的負循環

這時若想改變習慣的話,你就要打破這個習慣回路,就像《躍遷》這本書中所述,你要先辨視這是怎樣的模式系統,找到突破點,讓自己躍遷到更高的層級才能解決。上述是指負面的習慣,但回到「資訊分析力」上,若能養成蒐集、分析與實踐這三組循環化為習慣的話,在工作上就能有好的表達。

那具體上有什麼方法可以幫助我們養成正習慣?

「報酬」的力量
人類容易高估眼前的事,而低估未來的事,所以才會忍不住各種拖延和誘惑,解決方法是將好行為(習慣)的「報酬」視覺化。

例如:以寫作為例,從發想主題、蒐集資訊分類、轉換成智慧 (寫作)、輸出 (發表) ,到最後「測量結果」

這時只要將測量結果數據化,像是將文章張貼到臉書粉絲團上因而獲得「100個讚」,就可以認定自己的輸出是合格的,像這樣把獲得「讚數」當作報酬,天天都能用看的見的形式來測量結果,就能夠有效形成正循環。(我自己也是這樣做)

寫在最後
最後,作者再次提醒我們,資訊只是追求成果的手段,本身不是目的,最終如何活用創造價值才是真正的目標。

給本篇文章讀者的思考題:

  1. 你過去的資訊收集方法為何?
  2. 讀完本篇後,你認為可以改善你處理資訊方法的那個部份?
  3. 有沒有其他你認為更好的方法?

歡迎讀者留言與我交流討論。

本書金句:

p.28 「價業」是創造價值以做出成果的工作,「作業」則是動手花費努力勝過動腦的工作。

p.137 在媒體上經由他人介紹的「智慧」,對大多數的我們而言可能只是「訊息」

本書重點複習:

只要遵守三個規則,就能有效活用資訊,分別是:

  1. 分類
  2. 丟棄
  3. 整理

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