讀書筆記-精準整理:最強!工作與金錢整理絕技,招招改變你的職場運和財富收入

讀書筆記-精準整理:最強!工作與金錢整理絕技,招招改變你的職場運和財富收入

精準整理:最強!工作與金錢整理絕技,招招改變你的職場運和財富收入
精準整理:最強!工作與金錢整理絕技,招招改變你的職場運和財富收入

為何想讀這本書?

好的收納和整理可以解決所有的焦慮慌亂,甚至可以避免破財和厄運!?

「難道是跟風水有關嗎?」我在看到書本封上的介紹時感到很好奇,原來整理術除了可以提升效率外,竟然還可以提升大腦運作效率、改善金錢運、做好時間管理以及改善人際關係,我很想知道到底書上是運用了那些工具和方法可以做到這些呢?

讀這本書前我想問的三個問題:

  1. 整理術如何應用在理財上?
  2. 從來都不缺雲端工具,只好奇作者有更好的應用方式嗎?
  3. 人際關係的整理是指什麼?和一般教你如何維持人脈的書差別在那?

本書結構:

這本書編輯的很好,除了每一節只講一個方法和觀點讓你容易理解外,還加上了圖解、漫畫人物來引發你興趣和記憶,而且在每章的最後還有條列總結,用於複習和查找,可以把書本的編輯和撰寫也確實應用了本身所教的方法,很值得大家學習。

本書核心觀點:

這本書共有七大章,近40多個小技巧,我從中整理出三個部份我覺得特別有興趣的地方,整理如下:

  1. 精準整理的小技巧
  2. 財務整理的好方法
  3. 職場社交整理

一、精準整理的小技巧

寫下來才能清空腦袋
書中提到清空腦袋最簡單的方法,就是把腦中牽掛的事用紙筆寫下,並且進行「分類」,這樣才能讓空出來的腦袋去思考更重要的問題。

可以把工作或私事都先寫下,並且區分成下面兩種:

  • 「開始行動」,在這大類下還可以依照事情的處理優先順序,再細分為「計畫 (複雜事務)」、「首要(緊急事務)」、「等回信 (拜託別人的事)」、「日暦(不急的事)」
  • 「暫未行動」,在這大類下還可以將必要內容列入「資料」,以及將來想做的事列入「期待」、最後不會想再接觸的事丟進「垃圾桶」

番茄工作法 Pomodoro Technique
它是一個知名的時間管理方法,可以提升你的集中力和注意力,並且保留足夠的休息時間。

具體方法如下:

  • 選擇一個待辦事項。
  • 將番茄時間設為25分鐘,在這時間專注工作。
  • 中途不得做任何與該工作務任無關的事。
  • 時間結束後,在紙上畫一個X,並進入短暫的休息 (5分鐘)。
  • 最後,每四個番茄時間可以多休息一會 (10~15分鐘)。

好處是每25分鐘工作後休息一回可以放鬆身心,把繁雜的工作劃分為一個個小部份來逐一擊破。5分鐘的休息也可以提煉想法,迸發出新的好點子。

例如:我常用的工具「Time Timer

可視化的計時工具:Time Timer
可視化的計時工具:Time Timer

極簡手帳記錄法

  1. 預約或安排事項確定就立馬記下。
  2. 保持隨身攜帶並確認安排的習慣,完成一件就打勾,在大腦把這件事清空。
  3. 想到任何重要的事情先記下來,一閃而過的靈感可以先寫一兩個關鍵字或畫圖,便於事後回想

案例:像我習慣使用 Google Keep App來隨手記錄一些靈感。

Google Keep

二、財務整理的好方法

作者建議我們記帳可以用紙本的記帳本,或數位記帳的工具,例如:我曾用過「記帳 CMoney」,或遊戲化的「記帳城市」。

記帳Comeny
記帳Comeny

在每次消費前提醒自己這樣的消費是否實用或有意義,培養這樣的理性消費習慣,可以讓你把錢總是花在刀口上。培養整理習慣或勤儉態度,不代表生活要過的很緊湊,只要是合理的消費,該買的要買,重點在於如何精準整理和規劃出你的支出。

支出分配先規劃,消費目的明確化
平時可以先把支分分成三部份:

  1. 消費,建議佔70%,用於維持生活的必要開支,不要給自己太大的壓力,也要保障生活品質。
  2. 浪費,建議佔5%,一點小小的浪費可以給我們大大的滿足,但不能變成衝動或習慣。
  3. 投資,建議佔25%,買書、上課、存款、購買金融產品,這些都是預期在未來可以獲得回報的投資,不過投資意謂著有風險,所以也要保持在可控範圍內。

整潔的皮包容易招財
平時有整理錢包的習慣,除了在付款使用時可以容易找到零錢或紙鈔外,對自己身上有多少錢也有個概念,

具體整理方法有以下三點:

  1. 紙鈔不要夾雜著疊放,可以依照面額大小排列好,一目了然就可以知道錢包內的現金有多少。
  2. 統一朝向,把紙鈔上有人像的統一朝向,好處是取用時不會無意多取一張,在付款時不會陷入窘境。
  3. 由上而下,依面額大小依序取出和放入,平常生活開支大都以小面額往來居多,所以100、500和1000元可按照從上而下的順序排列,同時因為顏色不同容易辨識,方便需要時迅速抽出。

皮包內的紙鈔可以依大小,同方向排序
皮包內的紙鈔可以依大小,同方向排序

衝動購物的違害
很多人沒想到「衝動購物」除了浪費錢外,它其實造成了三種浪費:

  1. 浪費錢,你可以把這些錢花在更有價值的地方
  2. 浪費時間,為了買這些物品會花更多時間去購買,不如把時間用在更有意義的事情上,例如讀書進修,與朋友聚會
  3. 浪費空間,買回來的東西總要有地方放,一堆不必要的物品除了佔空間外,過一段時間後又會讓你陷入該不該丟的煩惱裡

集點卡是種陷阱
有些人會為了集點活動而不小心多花更多錢,誤以為它可以讓你更省錢 反而會侵蝕了你的時間和精力,無形中增加了消費的次數和不必要的支出。在整理錢時,可以特別把一些容易讓你貪小便宜而額外消費的集點卡給扔掉,只留下少量價位高的商店,或是常去的超市就可以。

例如:我常用的有「7-11買咖啡寄杯卡片」、全聯福利卡 (點數紅集自動記錄在卡片中)

另外準備一個小袋子用於收納發票和集點卡,可以避免塞爆皮包

三、職場社交整理

特別是剛進公司的新人其實最可以嘗試做一份人際關係圖,好處是:

  1. 了解公司部門間的政治關係
  2. 知道工作或事務出了問題該找誰幫忙
  3. 不會因為久久才聯絡一次,而忘了對方是誰

而書中建議具體的整理方法如下:

  • 以「專案」為單位,將相關合作人員進行整理,製作成表格。
  • 每個負責不同工作的成員標註上其職位、工作內容、擅長的事情、聯絡方式及他的人際關係。
  • 分析每個人的擅長之處,與自己工作可能有關的地方,將來有天需要時,就可立即找到擅於解決此類問題的人來幫忙,才不會病急亂投醫。
  • 平時要與這些人保持聯絡,並避免不熟,真正在需求對方協助時,反而找不到人。

製作人際關係圖的重點在於「維護」,所以平日往來很重要,才不會有需要才去找別人幫忙,不僅成功率會降低,還會給人不好的印象。

拒絕無用社交
好的人際往來可以讓你獲得新資訊、交流想法,但反過來「無用的社交」則會對你產生不好的影響,要如何分辨和避免無用社交,有下面三個方法 :

  1. 復盤整理,每次參加完一個社交活動後,回想整理對自己有什麼影響? 是否有獲得新的資訊或知識? 還是只覺得疲憊而感到無聊? 若是後者就要避免參加這樣的活動。
  2. 把時間花在自己的興趣、愛好和能夠提升自己的活動上。
  3. 每次的社交活動是否有用,取決於你的判斷,因為一個活動是否有意義,還是依你的感覺為主,因為消秏的也是你的精力和時間,而不是他人的看法。

善用下班一小時的時間
每天只要拿出一小時時間用於從事自己感興趣,或有意義的事情來提升自己,會讓自己領先其他對手。

如果想善用這一小時,有幾個方法你可以嘗試:

  • 找到自己感興趣的點或急需充電的領域,不管是興趣,例如:畫畫、玩樂器,或是工作需求,例如:考財務管理的專業證照,這些都可作為提升能力和豐富你的生活。
  • 設置「時間追蹤表」,下班後還要進修其實很不容易,所以建一個用於「自我監督」的表格,並放在常見的地方,可以時刻提醒自己。
  • 為自己建一個狀勵政策,每當完成一個階段後可以給自己一個獎勵,例如:學日文考過三級測驗後,可以去吃日本料理大餐,考過二級就為自己安排一場日本旅行,激勵自己堅持下去,馬上行動。

本書金句:

  • 休息反而是讓事情成功最好的催化劑。
  • 和時間管理在本質上的差別在於,時間管理是如何利用時間高效管理的方式,而整理工作則是高效利用時間管理的前提。

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