讀書筆記-複雜變簡單 重點摘要力

讀書筆記-複雜變簡單 重點摘要力

複雜變簡單 重點摘要力:報告記錄、短篇作文、口語溝通都能「化繁為簡」完美表達
複雜變簡單 重點摘要力:報告記錄、短篇作文、口語溝通都能「化繁為簡」完美表達

為什麼想讀這本書?

「如何資訊化繁為簡?」我認為這也是提升學習力的方法之一,所以從前年這本書台灣剛上市時我就有留意到,一直沒有時間閱讀,剛好今年開始,我持續在做讀書筆記計劃,想透過學習更好的摘要技巧來提升我的筆記效果,因此希望可以從這本書學到一些方法並應用在計劃上。

在讀這本書前,我有三個問題想了解:

  • 要培養一個「摘要力」要具備那些-能力?在日常有什麼好的練習機會?
  • 書中有那些技巧適用在製作讀書筆記上?
  • 工作上派的上用場的摘要技巧有那些?

本書關鍵字:#摘要力 #分段

本書核心觀點:

所謂的「摘要力」指的是「剖析情勢並傳達的能力」,作者認為在面對現今複雜的環境下,我們需要懂得如何篩選重點,有條理地彙整資訊,並依此做出正確的介斷和行動,因此在最後一章也詳述了「摘要力不足的六類型」,大家先可以看看自己是否常被人這樣評價:

  1. 過於主觀
  2. 獨善其身
  3. 缺乏重點
  4. 廢話連篇
  5. 過於省話
  6. 詞不達意

這些缺點大多是溝通表達上常見的錯誤,而這本書將會一步一步教你如何從大量資訊中讀取重點、找到關鍵字,並學會最簡白的方式說明清楚。

摘要的基本流程與原則:

正確的摘要方法,共有五步步驟,如下:

  1. 掌握整體狀況
  2. 思考文章結構
  3. 確認目的、篩選重要部份
  4. 思考其他部份並抽象表達
  5. 最後修修飾、避免混淆或誤解

下面就一一為大家解讀這五個步驟:

Step1 掌握整體狀況
首先要做的是「釐清整體狀況,也就是該文章或會話到底在說什麼? 或那張圖片像是在畫些什麼?,並且確立「傳達的目的」,並且從整體到細節。

而想掌握整體狀況,也需了解細節,所以觀察的流程為:細節->整體->細節,既瀏覽細節後掌握到整體狀況,再用這些資訊重新再觀察一次細節。

案例:

書中的範例:公園圖
書中的範例:公園圖

大家看到上圖可能會想到:

  • 左上方有個男孩在玩沙堆。
  • 有一個女生在溜狗聚步。
  • 右邊還有小孩在奔跑。
  • 下面還有小孩在玩溜滑梯。

但這四個細節觀察,其實在嘗握整體狀況後,可以歸納為一句話「這是一張公園的風景。」

Step 2 思考文章結構
這一步是當我們想要理解別人的談話或文章時,可以利用分解段落的方式來摘要,方法如下

  • 依照自己的理解,嘗試分害文章並分段
  • 訂定標題,點出內容。
  • 精簡詞句,找出主詞和謂語
  • 注意語氣,釐清事實與主觀看法。

「段落」一般分為「段」跟「落」,主要用於書寫時做為文章內文的區分,作者會利用段落區塊來表達別具意涵的內容,而摘要的重點就是「注意段落」的部位。只要一篇文章的整體脈落清楚、分段完整,文章就很容易閱讀,反正則會讓讀者難以讀下去,因為光要找出「一整段話的意涵」與「文章組成」就會秏費不少精心,很自然寫的差的文章人們會看不下去。

所以我們可以從注意像是:例如、然而、其次、因此…等等這些「連接詞」的地方,通常都代表一段話的開頭或結束,而在摘要時也可以嘗試替每個段落都「下標題」,就能夠立即理解文章整體的脈落和結構看出重點在那。

例如:以這篇新聞為例:孫鵬獨子涉恐攻稱開玩笑 公共安全學者:真的不好笑

可以構解成:

  1. 總論:「不該把恐攻當作玩笑話」
  2. 具體事例(1):「若入境美國在機場比畫槍枝手勢,絕對被海關扣留,連在美國街頭談論「掃射」等敏感字眼,都會被舉報調查。」
  3. 具體事例(2):「修訂後的美國聯邦刑事訴訟規則第41條,同意轄區法官就任何可能有犯罪活動的區域頒布搜索令,每張可駭入5台以上的電腦,FBI(美國聯邦調查局)還可駭入其他州的電腦蒐集證據。」

找出主詞與謂詞
在閱讀一定長度的文章時,可以先找去找文章每個段落的「主詞」和「謂語」

例如:我搭巴士去車站,可以分解為「誰,做了什麼事」,這裡的主詞就是「我」,而謂語則是「去」。

當知道「誰」並且「去做了什麼事」的話,就可以很清楚文章在講什麼,反過若文章裡的主詞與謂語混亂的話,例如有一堆「但、又、因為」這類語助詞相連下去,使著文章脈絡前後不一,或是把「SVO的句子」又變成其他句子的主語而變成「套疊結構」。

例如:長期以來,這個業界習以常的慣例被打破了。」 (長期以來,和習以為常,其實重複了)

像這樣的文章讀者會看不懂,所以在做摘要時我們也要留意。

結論以外的建構
通常文章的寫法有兩種類型:

  • 先說結論,之後再詳細說明
  • 先說情況和理由後,最後再導出結論

找不到結論時,可以先試著將文章分段,再一一思考「這個段落扮演什麼角色? 想傳達什麼意思?」,當掌握整個文章的脈絡結構後,便能推測出結論是在某個部位。

練習方法:

  • 一邊看文章,一邊用筆把自己認為重要的地方畫線,或圈出結論、理由
  • 試著問自己「這是作者的提問嗎?這是他的個人感想還是純屬資訊的提供?作者是以贊成的立場?反對的立場或是中立?

區分事實與主觀看法
一段資訊剸生誤傳時,通常會有下面三種扭曲原意的情況:

  1. 誇張(拉長尾音)
  2. 單純化(省略)
  3. 曲意迎合(自我詮譯)

所以若我們想區分清楚事實與主觀意見的話,我們可以留意這三種情況,例如:特別留言文中作者的語氣發生變化的地方。

這時避免我們在摘要時,也不小心把作者的觀點看成事實給寫了下來,造成閱讀摘要的人也被誤導了。因此我們在篩選資訊時,首先要清楚那些內容是推論、看法或事實。

reader

Step 3 確認目的、篩選重要部份
所有的摘要就跟寫文章一樣,心中一定先要有「讀者」,要先確認摘要想傳報的對象是誰,同時他們想看怎樣的內容。

因此這步驟具體流程如下:

  1. 隨時注意(摘要)傳達對象
  2. 掌握對方所需的資訊、篩選出需要與不需要的資訊
  3. 決定傳達資訊的先後順序
  4. 找出關係字

在確認傳達對象後,就我們就要開始摘要出「對方」有興趣重點,並依此篩選時應該要區分出那些是「必要資訊」,那些是「非必要資訊」。

例如:你手上有一限餐廳指南,想幫朋友介紹餐廳,也許你會把:有無包廂、容納人數、適合宴會類型、地點交通…等等,這些資訊提供給對方,但若知道對方找餐廳是為了「和女生約會」的話,你應該提供資訊可能會改為:「夜景漂不漂亮?」「氛氛好不好?」 「服務好不好?」這些重點。

最後,「關鍵字」是展現出該篇文章內容最重要的詞彙,所以找出關鍵字也就意謂著找到重點資訊。

這裡提供找出關鍵字的五大提示:

  • 該篇文章中,反覆出現或更換說法。
  • 在第一點找到的文字,相近的「相關語」,例如:「購物」是關鍵詞,而後面不斷出現「購買」、「血拼」、「shopping」…等等都是在表達相似的內容。
  • 涉及價值判斷的句子,像是使用「誠實、懶惰、高品質…」,這類含有正面或負面意涵的字眼。
  • 條件或情況,常用於說明文章主題的條件、狀況、理由與背景環境。
  • 連接詞,像「之所以」、「主要是」、「總而言之」…等等,這類連接詞後面接的(強調性的)單字要注意

最後,有時關鍵字就等於主題,但也可能大於或小關鍵字,例如:某篇文章大量出現購物與血拼的字眼,但其實作者想寫的主題為「降價就是刺激消費」的經濟理論,而「購物」只是方便說明所提出的例子,這時是主題>關鍵字。

abstract

Step 4 思考其他部份、抽象表述
摘要意謂著刪減字數,也就是在做「抽象表述」的作業。

因此這步驟具體流程如下:

  1. 精簡字句,抽象表述
  2. 善用抽象用語
  3. 重要資訊有時需如實呈現,不可省略,例如:處理客訴遇到客戶抱怨,不管立場、目標這些有任何變動,唯一不能變的就是數字、人名…等等,這些重點的資訊。

例如:奶油蛋糕、水果蛋塔、巧克力蒙布朗、奶油麵包、紅豆麵包…這些具體名詞可以統一抽象化為「蛋糕和麵包」,或者也可以用「甜食」,甚至是「食物」一詞來代表。

Step 5 最後修飾、避免混淆或誤解
最後在摘要的重點資訊都整理好後,要將摘要表達給適合的對象時,還要再做重一次修飾和檢查,避免發生任何誤解。

這步驟具體流程如下:

  • 從結論下手
  • 概況優於細節
  • 關鍵字的整合與架構
  • 整理主題 (話題)與說明順序
  • 避免模糊的說法
  • 摘要後再次確認。

寫任何文章或摘要都要以「結論下手」,雖然一般論文可能會用「起承轉合」的方式撰寫,把結論放在最尾部,但商業文書建議還是將「結論」放前,直接開宗明義講起。同時從概況著手,先說整體狀況,讓讀者搞清楚目的,這樣會讓對方更容易接受資訊,再進入細節。

而在整理好主題後,接著可以組裝相關的關鍵字、思考傳達的順序,最後就可以開始寫下摘要。

那寫完之後,該如何檢查自己的摘要呢? 作者在書中給了我們符合「精準傳達」的五大重點:

  1. 內容是否清楚明白?
  2. 是否含有關鍵字?
  3. 結論是否清楚易懂?
  4. 資訊是否正確?
  5. 是否有參考價值

你可以把這五個重點製成一章「檢核表」,並透過「自問自答」來檢查摘要是否簡潔易讀喔。

平常我們可以怎麼練習摘要的能力呢?

練習使用成語
作者認為成語為「摘要之王」,只要用的好,一句話就可以抵上千言萬語,不過要記得一件事,「摘要」需要的不是名言,而是「名言」。換言之,就是一個確切明白,簡潔傳達的內容。

平時可以練習摘要力的情境:

  • 寫日記,不要寫流水帳,可以嘗試每天訂定「三大主題」,寫下三個當天發生印象深刻的三件事。
  • 作筆記,將演講或與他人的對話重新架構成一份有利於自理解的資訊。
  • 寫情書,重點放在傳達自己的心情
  • 聽取他人意見,把寫好的摘要請別人閱讀並給予意見
  • 上台演講
  • 報告、連絡、諮詢,這些都是練習摘要及表達的機會。
  • 看美食料理節目的同時,一邊寫下食譜
  • 拍照,攝影可以訓練一個人思考「如何切割畫面構圖」,也是針對「框架效應」的訓練
  • 會議記錄
  • 聚餐點菜,可以練習把大家點的菜精煉下來點餐,另外也可以學習餐廳服務生或老板們的摘要方式,他們通常都要快速精簡出顧客不清楚的點餐說明,例如「定食四、一大、烏龍麵1、珍珠菇大小各一」,這樣的點法就是先從整體說明,然後以「一般分量的蕎麥麵」為主。

本書金句:

  • 所謂的「摘要」,是在短時間內彙整複習的內容並傳達重點的技巧。
  • 掌握大結構,從枝節切入。
  • 即使傳達的內容一模一樣,也會因目的或對象的不同,而需要變更說明方法。

2 Replies to “讀書筆記-複雜變簡單 重點摘要力”

    1. 科科,抱歉呢,我網站自己架的,還沒辦法調整的很好閱讀,我也認為medium在手機上的閱讀是真的比較好喔,也謝謝您的回覆。

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