讀書筆記-練級-自我進化的十項修練 (下)

讀書筆記-練級-自我進化的十項修練 (下)

練級 : 自我進化的十項修煉.
練級 : 自我進化的十項修煉

先前完成《練級》的上篇(連結)筆記,這篇是接續的下篇,繼續把這本書的精華分享給大家。

信息管理:信息過載是深度思考的敵人

大家有沒有思考過,接收太多資訊會對我們有什麼不好的影響? 例如:專注力下滑、注意力缺失、情緒焦慮或是對未來茫然…等等,另外你還記得昨天或前天滑手機時都看了些什麼呢? 是不是收藏了一堆好文章或網路資料,卻不曾打開來看過?

作者在書中用了「大腦內存」的來比喻形容我們能夠記憶的資訊是有限的,就跟電腦的記憶體一樣,也許有些人比較大一點,你的是2G,我比較笨所以可能只有512M,但不管怎樣內存都是有限的。而在這前提之下,為了確保我們輸入和處理資訊,能夠保持在最大效益之下,作者提出一個「七二一理論」,來幫助我們了解上述的情況,並且時刻提醒我們要保持在低負荷、但高處理效率的合理資訊量之下。

什麼是七二一理論
721理論指的是,我們所收到的資訊70%左右都是垃圾資訊,而20%是有點價值的速食品,最後10%才是真正有營養的干貨

簡單說我們每天所收到的資訊,大多數都是垃圾資訊居多,它可能會對你產生的不好影響有:

  • 沒時間動手實踐
    很多東西沒有親手下去做,體會和學習就會不夠深,「眼過千遍,不如手過一遍」,就是這樣的道理。
  • 沒時間深度思考
    當你被海量資訊給淹沒時,你的思考就越易發散而淺薄,無法很快抓到問題的核心,往往只會追逐眼前所有會動的事物。
  • 沒時間去搞正事
    每個人的精力和時間都是有限的,你浪費太多時間在無用的垃圾資訊時,你自然會耽誤眼前更重要的事。

而在了解了七二一理論後,下面我整理了一些應該避免和改進的作法:

  • 不要用「收藏」取代學習,很多文章或課程平台都有提供收藏功能,它其實是針對人性去設計的,讓我們誤以為存下來了=學會了,千萬不要這樣做。
  • 大腦內存有限,要學會清空,雖然這只是一種比喻,是為了讓你理解你專注力不可能是無限的,就像一些筆記工具會宣稱它可以當你的「第二大腦」一樣,但別忘了第一點。
  • 練習深度思考,例如想寫blog的新手,不該直接就開始寫,先思考定位目標和架構,以及文章的各種擴展可能,確認好方向後,再開始動筆,請把「磨刀不誤砍柴工」放在心裡。
  • 制定核心KPI,把時間花在正事,每天上班及每周復盤工作情況時,都可以不斷問問自己「那些工作更重要?」「是否有某件工作其實可以不需要你處理?」「可交辦的人是誰?」
  • 不要熱衷新資訊,雖然它能帶給你的快感,但長期下來只會對你有害。

作者也提出了他的建議方法,共有兩點:

  1. 分級隔離
  2. 控制入口

例如:以中國為例,許多人會以訂閱微信的公眾號當作主要資訊來源,記得要將這些公眾號「分級」,並且在訂閱數上也要「限量」。

分級的話,可分AB兩級:

  • A級是「限量淘汰」
    指的是內容優質,同時跟你的工作生活緊密相關,A級文章都必定收看,所以當你遇到更好的公眾號時,就要斟酌刪除掉先前的,只能一命換一命
  • B級是「批量處理」
    內容有些價值,雖然收集數量雖然不限,但大多數是利用空閒之餘才快速瀏覽,最後只會有少部份能被挑選出來仔細閱讀,或放集收藏。

而控制入口的方法有:

  • 當負荷過多時,要關閉入口
    例如:作者說他主要資訊來源為某干自媒體、紙本書籍和行業雜誌,而不從看電視,也很少翻報紙。
  • 好文章永遠讀不完,但你的水位有限
    把閱讀量想像成水庫的水位,當水位高漲時,你就要擰緊甚至關閉入口,當庫存資訊快干涸時,就要放鬆入口,讓資訊流入進來。
  • 有比閱讀更重要的事
    很少有人的工作就是閱讀資訊,一般來說你會有其他更重要的事 (像是:工作、思考、學習…等等) 等著你來處理,當自己有餘力時才來閱讀,要記住閱讀只是一種手段不是目的,千萬不要本末倒置。

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冰山一角理論
作者在這章最後提出了一個對他影響很大的理論,他稱之為「冰山一角理論」,他認為這世界的知識太多太龐雜,我們一輩子來學不完,而作為一個人我們並不需要全部了解它,只要吃那一小角,就夠我們過好這輩子。

而那一小角的知識,以作者來說大約是 80MB左右,他可以那麼正確地估算出容量,主要是因此他把這些資料都歸類在一個稱為「知識包」的文件夾中,裡頭大多以文字存儲,從第一層的標題來看內容有:自控、高效能、身體、管理、溝通表達、三觀體系、自媒體、方法論…等等。而每個「一級標題」底下又有各種底層邏輯、主體模塊、技術細分、素材資料…等等,最終可以組成一個完整系統又細微的解決方案。

這裡作者並不是要展現他有多會精煉知識,而是要提醒我們:

  • 「知道的很多」沒有用,「有用的」足夠多就好。
  • 知識提煉是一個搭結構、做體系、填血肉的成長過程,就像在養小孩一樣,你要一步一腳印地帶著他長大成熟。
  • 還有更多是不在這80M知識包裡頭,像是思維模式、市場感覺(連結)、個人體悟…等等。

時間之光:辛苦不可怕,蹉跎人生才可怕

關於時間管理的技巧有很多,而幾乎所有高效人士都擁有自己的一套方法,作者也建了一個自己的體系方法,而他建議所有想入門成為時間管理高手的朋友們,可以參考他下面三個建議:

  1. 精細使用時間
  2. 壓縮低效活動
  3. 構建時間管理系統

首先時間很寶貴大家都清楚,因此時間只值得我們拿來做兩件事情:「享受人生」,以及「為享受人生而奮斗」。作者認為前者讓你能讓感到快樂,而後者能帶給你更多快樂。

「累點不怕,混日子到35歲,還一事無成才可怕」

另外大多數人的時間管理之所以會失敗,往往是受到「拖延症」所影響,雖然你一直告訴自己要早點完成工作,但卻忍不住被其他事情給吸引,或者想自私地放縱一下,把痛苦留在未來的自己。這就像身邊有隻惡魔在誘惑你,希望你現在出賣自己的靈魂,那該怎麼辦?

撒旦五分鐘
作者把這種情況稱為「撒豆五分鐘」,並建議我們當發現自己的「拖延症」發作時,你要做的就是什麼也不想,甚至閉上眼睛,只要撐過這五分鐘,你就會逐漸找回你的工作節奏,並保持良好的狀態下。

另外具體的技巧,共有下面這三項:

  1. 在狀態好時,一定要干,並善用高淨值時間
  2. 憋住這口氣,在干活時要專注、要心靜
  3. 寫作和音樂是對好CP

所謂「高淨值時間」指的是你發現自己今天的某段時間工作狀態特別好、完全能夠專注高效地處理事物時,就要好好利用這段時間。而在工作時還可以聽使用一些幫助自己專注的音樂。

下面分享幾個,我最近在工作時常聽的音樂:

 

 

 

划分最小時間單元
由於人的專注和意志力是有限的,不可能長時間都保持全神貫注,所以最好的時間使用方式就是分段做,像我個人習慣以30分鐘為一組,每段中間休息5~10分鐘,而作者是習慣15分鐘為一個時間單元來工作,你也可以試著找出自己最合適的小單元時間,大原則就是:「少量多次,每次力竭。(休息)

最後建構自己時間管理系統,有兩個重點:

  1. 符合自己的特點,不要硬套書上教的
  2. 要小、快、靈為主

例如:下圖是作者常用的「 to do 工具」,它是用來管理工作時間,當他在接到新的工作任務時,就會先幫它分類:

  • to do 池,收集所有待辦事項,還沒歸檔前先放置的地方。
  • to do now,立即要做的事,例如:老板下的指示、客戶來電急著要給的資料..等等,目標就是要讓 to do now完全清空。
  • to do short,稍微要做的事,例如:下午要做的事,早上的時候可以先稍放一下。
  • to do long,需要較長時間來做的事,例如:下周三的飯局,或兩週後要交的合約內容 。
作者的「to do 系統」
作者的「to do 系統」
作者的「to do 系統」的使用範例
作者的「to do 系統」的使用範例

 

 

垂直博弈:縱向管理的技術

一個人想當好人又想當好官,是很難同時做到的,我過去在擔任小部門的管理職位時也發現到這點,後來的感觸是認為,你千萬不要把員工當作親友家人,而是要把他們當成好隊友,因此隊友在一起可以相處的很好,可以共享榮耀,但最終目標只有一個:拿下好的成績,不然一切都是白搭。所以想當一位好主管不是要常常請客吃飯,或照顧下屬的生活起居,而是要在工作上,扮演一個好的「身教」典範,要有時時刻刻要求下屬達成目標的「言教」,同時還要打造出團隊工作發揮最大效益的環境 (境教)。

好人往往不是好 Leader,慈不帶兵,義不行賈

後來每當有新進同仁加入時,我都會先跟對方說明,你加入公司是要來把事情做成,不是來交朋友的,因為當你的工作做不好而影響到其他同仁或上屬時,很自然跟誰都當不成什麼朋友,千萬不要本末倒置。作者在書上也引用了一句很好的段子,用來比喻一個好的主管應有的樣子:「場上暴君、場下朋友,工作魔鬼,生活好人」

反過來說,身為下屬的也要為自己挑一位好老板,作者也給了我們他認為一位好老板所應有的特質:

  1. 努力勤奮,有上進心
  2. 人聰明、有悟性
  3. 執行力強且快速糾錯
  4. 有性格魅力
  5. 堅毅,有強抗壓力
  6. 身體好,可長期拚命工作,也懂享受生活平衡

簡單說可以歸納成六個字:「有能力、懂分享。」

老板都愛選擇題
這段教你要怎麼跟老板溝通和共事,我過去也有不少類似的經驗,當提出一個問題給某位新人下屬時,常常會遇到一種情況,對方研究老半天,最後卻只給我一個方案做選擇,但就我的經驗來看,應該還有不少可能的方案值得考量和嘗試,於是只好開始開始要求新人提案時「至少要列出ABC三個選項」,同時「要自己的想法,選擇一個自己覺得最好的方案,並說明原因。」

有些人認為這樣做很麻煩,最後還不是只選一個提案? 而且說不定下屬自己也是有仔細研究了ABC,只是最後挑選了個C提報上去。

但其實這樣做有三個好處:

  1. 讓主管知道你的思路及決策的依據。
  2. 也許因為你的經驗和職階所限,看到的東西比較少,可能會因此少考量一些因素(因此不一定能選出最好的)。
  3. 每次提案都以三為單位,容易讓人信服,也覺得你說話很有邏輯、思緒清晰,並且考量周密。

另外主管或老板通常都很忙,所以通常也愛選擇題,另外千萬不要想說:「那樣我不如就把一堆項目列出來就好 !?」,這只表示你自己沒想法,只想史老板幫你拍腦袋決定,甚至不想負責任。因此作者在這裡也建議我們,要先想好再給主管解決方案建議,這樣才是對的。

高效能人:干淨利落脆,大功率輸出

前面談到建立時間管理系統的建議,也分享了作者自身 「to do系統」 ,最後這一段作者提出了個簡單好用的高效原則,那就是「一時一事」

一時一事
簡單說就是一次只做一件事,並且100%投入,做完一件扔掉一件,把大目標分解成一個又一個小任務來逐個擊破。

因為人們往往會誤以為自己同時做很多事,還產生「效率更高」的錯覺,例如:我昨晚一邊寫文章、一邊看日劇,左手還能滑手機看朋友的貼文回應,結果你問我昨天到底看了盤什麼? 說真的不到24小時我就全都忘光(哭),相信這種情況大家也都有過,就好像「狗熊掰玉米」的故事一樣。

而且作者也提到:「人的焦慮往往來自一次想很多事」,因此想要專心一致,就要替自己建秩序,想保持心如止水的話,就要專一。

專案管理是個好訓練
不知道大家有沒有曾經擔任過任何一場活動或專案的負責人?有的話你會知道做專案要處理的大小事真的很多,你要清楚每項工作的邏輯、目標,還要過濾掉接連不斷湧來的新訊息,兼在這當中你快速理出頭緒,制定出各種處理的章法來,所以我也常認為「做專案」是一種很好的新人訓練,在過程中你可以掌握許多基本工作方法。

不過你可能會認為自己好像沒機會,或不知道自己其實是在「做專案」,但其實日常生活有的是機會。

例如:我最近五月剛辦完「喜宴」,我發現「籌備婚禮」就像在做專案管理一樣,在喜宴前中後都有許多任務和事項需要提前規劃,你要聯絡許多親友、提早預約場地、設備,並且還要與雙方父母親友做溝通及需求確認…等等,你會發現不只是工作上,在日常生活也很需要有專案管理的能力。

另外,書中作者還用自身的寫作流程為案例,說明了寫作也像是在做專案一樣,是有一套章法的:

  1. 立意,想好選題、打腹稿。
  2. 聊天,想像自己寫文章時是跟怎樣的人在聊天。
  3. 迭代,前面堆了一堆靈感,接著要開始抽絲、梳理…這些就是在迭代 。
  4. 潤色,最終把能交差的草稿,繼續打磨到80分、90分。

最後,作者也補充一些寫作小技巧:

  • 隨時隨地寫字,每次不用多,寫一小段也行
  • 多閱讀,有大量輸入才能有大量輸出
  • 建立時間單元,每15分鐘專注工作

本書金句:

  • 結構比知識更重要,選擇比努力重要,前輩可以幫你避開一個坑,在關鍵點上點撥你一下。
  • 真正的內功心法都是口傳面授,網路上找不到。
  • 創業不適合玻璃心。
  • 要學韋小寶的高情商、成為一個心大的人。
  • 會休息是種職業能力,和溝通、表達、講演、時間管理一樣重要。


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