讀書筆記-晉升吧!A級職員:職場苦手必讀把上班阻力變動,打造職場勝利組

讀書筆記-晉升吧!A級職員:職場苦手必讀把上班阻力變動,打造職場勝利組

為什麼想讀這本書?

我想每位曾經擔任過主管職務的朋友們,都有過相同的經驗,那就是在第一次當主管時候,首先遇到第一個問題,不在是自己工作執行或績效是否達標,而是開始要學習怎麼培訓下屬?

以我來說,最早是試著用自己的經驗來帶人,先回想過去曾遇過那些好的主管,整理出他們當初帶人的方法,並且實踐自己的團隊裡,但後來發現光靠過去的經驗還不夠,也不是每種方法都管用,因此我開始尋找新的方式,不局限於經驗,而是開始找尋新的方式,而我在下面這書中,獲得了不少指導下屬的好方法,例如:《麥肯錫新人培訓7堂課》《老闆要的就是你!讓好工作自己送上門》而今天要介紹的這本書, 也是如此。

本書作者是小山昇,是一間曾兩度獲得日本經營品質獎的公司老板,除了在本業上有優秀的成績外,公司另一個業務是提供顧問服務,幫助中小企改善經營成效,他也曾出版過50多本商業書籍,對於如何管理公司以及人才培訓上有獨定的見解。

這本書我讀完後,覺得很適合推薦給職場新鮮人,對於想快速成長並為公司的「王牌A咖」的朋友們,不管你從事那一個行業上,相信這本裡頭的方法會很受用。

本書核心觀點:

這本書是很標準的日本商業書籍的寫法,共分四大部份,每一部份各別條列出四小節觀點,每小節用一到兩頁的篇幅,及個人案例來解釋觀點,可以說是易讀易懂。

而下面我將整本書的內容,分成三個核心觀點:

  1. 入社會工作後跟學生時代的差異在那?
  2. 處於職場上升期的人,該如何加速成長? 要學會那些基本功?
  3. 有那些工作哲學或秘訣,可以幫助我們拉開與同事的距離?

入社會工作後跟學生時代的差異在那?

這本書提醒職場新鮮人,開始入社會工作後,和學生時代最大的差異在於:「職業意識」這件事情上。

指的是你要開始擔當起你的工作內容的責任,並且以實現公司和業績目標為第一優先考量,你的工作會影響許多人,不再能可以像學生時代那樣,想隨心所欲想怎樣就怎樣,或只對自己負責就好。

也許你會問「為什麼呢?」

難道工作就不能隨自己的想法去做嗎? 反正我隨時想走都可以? 工作不就是開開心心就好,幹嘛那麼嚴肅?

當然你想這樣自以為是,也沒人可以阻止你,你想追求這樣的人生也行,但若你想要的不止是這樣,你就應該要試著了解下面幾件事。

首先,很多新鮮人在成功面試進入公司後,內心會誤以為得到了一種「安全感」,特別是好不容易準備了那麼久,並且打敗了那麼多人才進到這間公司,以為好像到達了終點,但進了公司後,你其實只是終於來到了「起點」

二來,新人其實只是公司的負債,雖然這話講起來很難聽,你也不想接受,但以公司的角度看卻是事實。

書中舉一個案例,作者提到像他們這樣的中小企業,一年約招募十幾個新人,平均下來花在一個人身上的成本約100萬日圓,這裡頭當中包含:準備各種招募資料、舉辦徵才說明會、刊登廣告…等等,因此每年花在招募新人的總成本超過一千萬日圓。

而且等到一名新人終於能夠為公司創造價值和利益時,通常都是好幾年後的事,也因此許多公司其實並不想徵用新人,寧願多花一些錢找有即戰力的員工。

過去我曾寫一篇關於《到底教育訓練是公司義務? 還是員工福利?》的文章,談到公司為何不想花錢培訓員工的原因,有興趣的朋友可以點擊閱讀。

最後,在校期間你很會念書、考試,這只表示你會很背誦,或記憶標準答案而已,但入社會工作後,你會發現現實沒有標準答案,也沒人會耐心教你怎麼做。

也就是說你過去的環境只是個象牙塔,你現在開始要進入的是原始叢林,沒有先擺脫過去錯誤的思維習慣,只會死的很快。

要學會勇於嘗試和不要害怕犯錯

那身為職場新人要改變的第一個習慣會是什麼呢?

作者認為就是「勇於犯錯」

新人沒經驗當然一定會犯錯,作者提醒我們這階段重點不在「如何避免失敗」,而是「行動」比「空想」更重要。

很多人在學校念書時,培養出完美主義的態度,但也因此很少遇到挫折和不確定性的事物,反而開始工作後害怕起失敗而不敢嘗試。

其實你不用這樣想。

首先,一間正常經營的公司,不管老板或深資員工都明白新人就一定會犯錯,因為他們也曾犯過相似的錯誤,也明白犯錯的過程比犯錯本身更重要。

同時由於新人的職務工作和權限,會讓你可以犯下錯都還在公司可承受的範圍內,因此不用擔心失誤而造成他人麻煩,你該專注的是,要在實踐和錯誤中一點一滴地盡快累積自身能力。

這裡作者舉了一個故事:

他們公司有個新人叫小嶺淳,他進公司九個月後就升為課長,但他當初剛進公司的一個月,就有客戶抱怨他的工作情況,但他卻沒有因此而積極工作,反而更努力想簽下新合約。

公司雖然覺得他犯的錯會為公司帶來一些麻煩,但也因為他的態度積極又有好的成績,最終給予肯定,而他也因此在很短得時間就升職,十年後還晉升為部長。

可見犯錯不可恥,可恥的是你沒有因此學到新的東西。因此我們會建議新人們,在犯錯被主管或同事責備時,一定主動要求對方提出具體指正。

不是被罵忍過去就好,你還要得到可行動的依據和建議才行,這一來新人才會了解自己那邊做不好,怎樣做才能夠改變和成長,同時責備你的主管也要放下情緒,提出基於事實,並合乎邏輯的指正,對他或公司也會有所幫助。

但你也許會問我:「如果我就是遇到爛主管,只責備不提出具體指正,那該怎麼辦?」

我認為別擔心,只要是正常的公司和老板,一定也會發現這種主管有害公司,不是一定會提出指正,就是盡快開除他。(但如果公司一直置之不理,還是要考慮這樣的公司,也許不利你的成長,還是早點離開XD)

其實談到失敗,一間公司公司失敗最多次的人其實是老板本身,因此他每天都要為公司做出艱難的判斷,並為自己犯下的錯而承擔,從中學習。如果你想成為老板的話,就該學習老板這樣的心態。

如果你勇於失敗,而公司也會吸收你的失敗而成長。

關於這點,書中舉了另一段故事為例:

作者說他每次對新晉員工講話時,都會先表示「我不期待各位一進公司,就能帶來業績…」新人們一聽大家都傻眼,但其實他的重點在後面一句「但我很期待各位能夠盡量失敗,為公司添麻煩。

這點並不是指身為老板的作者對他的員工沒期望,而是要新人不用害怕,勇於嘗試,如果公司都做不到承擔新人們犯錯的失敗時,這就表示主管沒肩膀,或公司自己的經營狀況有問題,這樣的公司你不待也罷。

做的好是你的功勞,失敗是主管的責任

這點剛好和日劇「半澤直樹 (如上影片)」裡的銀行主管的話完全相反(笑),也是作者很獨特的想法,他認為認為管理職的工作內容之一,就是指導下屬,並在成長到能夠獨當一面前,幫他承擔他過程所犯下的錯誤。這就是主管的工作之一,有天新人也成長到變為主管後,也是如此。

收到客訴請大肆聲張

這點其實很反常識,因為人們通常害怕被責備,或怕是上級也會擔心影響到其他同仁的工作狀況,所以大多選擇私下隱瞞和解決。

但其實若主動承認錯誤,並公開說明犯錯的事項,不僅能夠讓主管盡早協助你處理客訴,同時一間公司若都學會不要企圖抹滅失敗,所有人才能真正學到東西。

處於職場上升期的人如何加速成長?

首先作者提出一個重點:公司不是工作的地方,而是產出成果的地方。

因此在公司唯有拿到業績、拿出數字來證明自己的努力的人,才是最優秀的人。

要做到這件事,有兩點你要學習,不以努力和辛苦來衡量自己,二要習慣用數字思考所有工作,要能將工作量化。

關於數字思考,作者在書中給了我們平常可以練習方式:

一、早上坐公車滑手機看新聞時,若看到「某科技大廠預估,今年度會有XXX億元赤字」時,你可以做的是:

  • 比較該公司和自己公司的規模,來推估赤字的大小。
  • 推估出平均每位員工所背負的赤字金額為多少萬元。

二、假設你家住在外縣市,早上上班搭台鐵進台北工作時,遇到事故影響,火車延遲十分鐘,你可以試著聯想各種數字:

  • 這輛車有12個車廂,每個車廂約50人,所以總計約有600人
  • 每位上班族平均時薪約1500元左右
  • 這等等於付出了90萬日圓的社會成本,若下一個班次也delay的話…

三、我提供一個以前我在做餐廳經理工作時,所養成的數字思考習慣,當我去外面用餐時,會練習計算各種不同餐廳每天可能的營收:

  • 首先計算這間店有多少位子,例如有10張桌子,每張可以坐2人,所以坐滿是2*10=20人。
  • 觀察餐點內容和平時的人流量,推估每天至少早中晚三四波人潮進來,感覺生意還ok,應該每次人潮都可以平均有八成滿,所以4*20/0.8=64人左右。
  • 每次點餐大概客單價約150元,所以64*150=9600元
  • 下面還可以推算每月的營收和可能的成本結構…等等。

當然這些數字只是粗估而已,不一定完全正確,但像這樣的數字思考習慣,可以讓你深切知道時間的寶貴,同時也保持自己對「知」的好奇心和探索的心態。

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主管越無能,你學到的東西就越多

很多人都希望自己剛進公司就能遇到好主管,或加入公司的王牌團隊,但現實很少那麼順利,你可能遇到爛公司或爛主管,這時建議你要換個想法。

例如:太親切的主管可能會寵壞你,或跟到能幹的主管,會讓你誤以為自己也很厲害而驕傲,因此這兩種主管不一定都對你有幫助。

當然要大家遇到爛主管還要自己換心態來安慰自己,這未免太難了吧!

其實作者也明白,但他給的建議卻是:如果你不幸還是遇到了,請你忍三年,這三年要做的是努力工作和學習。

作者會訂三年的理由:

  • 一人個要全盤了解一間公司至少要花三年。
  • 經過三年後也許人事會異動,你的老板或主管有機會換人,環境可能會對你有利。
  • 如果一份工作做不到三年,當你離職找新工作時,這段經歴也很難被社會認同。
  • 立即走人很瀟灑,但你不一定能換到比現在條件更好的公司。

我是認為在現在快速變動和充滿各種的社會環境下,也許至少「一年」,但這一年也不是混吃等死,而是設定各種課題給自己。

例如:沒人帶自己就偷學或自學,主管沒空理自己,你也可以嘗試自己的方式,資深同事沒空教你,不表示你不能去認識其他部門的同仁或主管,同樣可以建立人脈和學習。

作者在書中也建議我們要不斷設定短期目標 

它可以讓工作變有趣一些,因為世上絕大多數的工作都很辛苦、也不有趣,就連老板也會有不想上班的情緒(相信我,這是真的),所以就請接受這點,並且就算覺得痛苦,只要把上班這件事變成你自己的決定(短期目標)時,你也能夠每天好好面對它。

那短期目標可以設定什麼呢?

  • 拿到下期獎金就拿來用做買新車的頭期款。
  • 領到薪水就找另一半去吃頓豪華晚餐。
  • 明年希望可以升職當主管。

這些都是簡單的獎勵型目標,雖然無腦但很有用,因為許多人工作不開心往往就是因為沒目標。只要一有目標,不管它是什麼,你的心態就會轉變,工作就能重新發現價值和樂趣。

公司的一切是由有各種決定所形式的,經營者的思考也是。

除了制定短期目標外,作者也建議我們要把手上能做的事情做到最好,並追求業績表現,就能提高你的市場價值。

若你能在新人時期,就一直保持這樣思考變成習慣的話,相信你未來的「職業意識」會達到一定的高度,將來的成就也會越來越高。

也許你會問,那我怎麼證明自己手上的工作已經做到最好了呢?

其實如上面所述,那就是「業績」,更進一步問,那誰能夠判斷你的業績表現呢?

其實答案就是「顧客」。

書中舉了一個這樣的故事:

作者曾經試著在一週內發送近200份的試用品給200戶家庭,比他同事和前輩發出一倍左右的「數量」,但成交轉換卻不到其他人的1/20。

他後來才發現自己誤解了工作目標,把試用品的發送「數量」當作目標,忽視了好的推銷流程,變成強迫推銷給客戶,結果當然是簽不了約。

這故事想講的是,努力和辛苦都跟業績都無關,唯有客戶決定掏錢買下,把你的努力和辛苦化為業績時,才真正證明自己的工作有價值。

有那些工作哲學或秘訣,可以幫助我們拉開與同事的距離?

除了內在動力,外在因素也很重要
被人逼迫或是工作有截止日期,同時又害怕受罰時,人們才會努力工作。

作者在書中提出這樣直白又真實的觀點,相信許多人也都認同,雖然前面提到要學會制定短期目標,但有時長期的目標想實現,也很需要外在因素。

所以反過來想,如果你在工作上,遇到的人老是對你較寬容時,自己也應該逼一下自己,才能維持動力。

搬出去,獨立一個人住,會讓你工作做的更好

我其實從沒想過這點,因為我在台北工作多年,長期租屋在外,老是很羨慕同事有人家裡就在台北的。

但作者認為當你開始在外租房,生活成本變高,變得更不容易生存的情況下,人才會更努力,而且住在家裡的話,人更容易有依賴心。

這點還蠻有道理的。

同時作者也提出更有意思的一點:員工住公司近一點,並且一個人住,對公司也有利。

這是為什麼呢?

書中舉了一家企業的故事為案例:

「渡邊住研」是一間不動產管理公司,該公司要求錄取新人的絕對條件,竟然是「請你自己一個人住」,這點竟然讓該公司的業績順利成長。

這點很奇妙,作者表示他的經驗也是如此,兩個同樣優秀的員工,在競爭主管職時,他發現住離公司越近的同仁,其表現越出色,他的解讀是住的近的人,一方面是通勤時間較短,時間往往更充裕,可以把工作準備的更周全,二來下了班也能早點回到家,身體更快放鬆。

這裡又舉了另一個範例:

「Dr. Recella」是一間化妝品公司,提供了「近距離津貼」給員工,讓他們一個人住,同時住在離公司三個車站以內的人,還可以獲得補貼,據說有八成左右的年輕員工加入,這規定制定五年來,營收已成長一倍多。

我想只要員工住的近,通常有機會早點進公司,工作效率也會變好,同時年輕又獨居代表著沒有家計負擔,若大多數同事都如此的話,住的近也很好相約下班後吃飯喝酒,彼此的感情因此變好,工作上的溝通也會良好,公司也就變得更強。

成功者,不是一開始就擁有目前的際遇和才能。他們是因為會認真思考這類小事,並付緒實行,慢慢累積後,才有現在的地位。

前面提到住公司近一點,或是每天早半小時到公司,變成一個「晨型人」…等等這些工作上的小tips,看似很無用,但作者認為這其實就是成功者跟你想的不一樣的地方。

有效利用零碎時間

搭車的空檔可以善加利用,例如作者的習慣:

  1. 坐計程車時,用手機回覆簡單的email。
  2. 用語音指示下屬,或收聽語音匯報。

像我自己會習慣在坐車時,整理平時收集在Evernote裡頭的一些靈感或文章,將之分類和整理,下班回到家想寫東西時就可以方便使用。

試著模仿主管和前輩做的事

  • 像是遞名片的方式、與客戶的交談方式。
  • 學習前輩的穿著打扮,和常用的工具。
  • 最後加1%的自己的創意,但不要完全自創。

盡量跟優秀的人在一起

若可能的話,就跟社長一起工作吧!

這會讓你有機會成為進步最多的員工,或者你也口以主動出擊找優秀的前輩,跟對方說:

「請問你可以跟我一起去拜訪客戶嗎?」

「這個工作我不太清楚怎麼做,可以教我嗎?」

這點我過去也曾有過相似的經驗,我在大學畢業後曾加入一間日商公司,擔任化學品國內業務人員,我記得我第一年當菜鳥時,其實是沒有自己的客戶,平常的工作其實很像「業務助理」,幫忙同事印文件、翻譯英文資料,或幫其他業務大哥寄樣品給客戶。

但我發現如果這樣一年下來,我可能學不到任何東西,於是開始找資深的業務同事請教,並且提出希望可以一起出門拜訪客戶,要幫他開車也ok,只要能夠跟著去看他怎麼拜訪客戶,一邊學習他跑業務的方法。

最後這個方式,讓我進步很快,第二年開始分配客戶給我時,我很快就能上手,同時也開始開發自己的新客戶。

工作順序是新工作優於舊工作

首先你千萬不要期待主管可以幫你安排你的工作順序,因為以組織的角度來看,公司不可能一一顧慮每個人的作業節奏,而身為主管,最重要的工作是觀注整體部門的業績,而非你的手忙腳亂。

二來,市場變化很快,突然就要調整也很正常。因此「新工作優於舊工作」這項原則就很重要,建議你早點捨棄原有既定的想法吧。

學會「報連相」:報告、連絡、相談

遇到自己無法處理的客訴,千萬不要自己煩惱,也不要自己承擔及自作主張。

首先忘別了前輩和主管是你的助手,越能幹的人通常都擅於使用他們的主管。

要記得依賴別人不可恥,做不出業績才可恥,只要在請別人幫助後記得好好道謝,道謝不用錢,所以請多多益善。

要感謝他人時,盡可能在眾人面前好好感謝他,這樣做會讓對方感到開心,覺得幫助你是一件正確的事情。

  • 如果你對拜託別人有一些障礙的話,建議你可以去讀《好好拜託》這本書。
好好拜託:哥倫比亞大學最受歡迎的社會心理課, 讓人幫你是優勢,連幫你的人都快樂才是本事!

寫備忘筆記是為了忘記

工作要習慣寫筆記,但重點不是寫了就算了,而是要有定期檢視備忘筆記的習慣,作者給了我們下面幾個做筆記的建議:

  • 手上要隨時備有筆記本。
  • 「便利貼」最好用,一張寫一件事就好。
  • 如果沒便利貼,但想到什麼事想提醒自己,也可以用手機email給自己

像我除了習慣會把看過覺得不錯的有文章,用手機轉寄email給自己外,有時甚至會直接打開fb messager把連結私訊給自己。

  • 另外我建議你可以使用Keep這類筆記工具,用網頁或App都很方便,可以雲端同步。

不要老想要100%達成計劃

新人階段很難完全地達成目標,這不表示你沒能力,只是你經驗還不夠。

在日本的職場上,很常見聽到要求員工在工作時要習慣PDCA,但職場新人在用PDCA時,作者建議要改成 DCPA,也就是先做再說、再評量,然後才是提出假設、再行動。

聽起來很反常識,對吧?

下面舉書中的案例,來幫助你了解:

以開發客戶為例,身為新人的你沒經驗,所以先有個大致的想法後,就實際去拜訪客戶再說,而且不只拜訪一兩次,這過後通常不是賣出就是完全不行。

這時再思考研究,「賣出」和「完全不行」的差異在那,當累積一定數量的執行和評量的經驗後,你開始能抓到成功與失敗案例的共點後,再來擬定計劃,再去執行。

作者認為「擬訂計劃」就是為了解計劃和現實間的落差,要你重複D和C的動作,重點希望你先累積經驗,在過程中產出「有效結果」方法,它往往最後成為下一次的P(或參考),最後當你開始有能力決定計劃時,就可以照著 PDCA的循環運作。

總結:

我在讀這本書時,腦中一直浮現的疑問是:「現在年輕一輩的員工,真的聽的進去書中的這些觀點嗎?」

第一個直覺是「很難」,但很可能是我對年輕員工有一些刻板印象,第二個想法是,整本書想談的其實是「主動學習」這四個字,這點不管那個世代的職場菜鳥都適用。

因為這是人們共通的天性,當同一份工作是別人要求你做的,或是你自己想做的話,往往會有很大的差異,人類對於自己掌握度越高的事物,就越是容易感到滿足。我想不管是工作、學習,甚至是閱讀這本書也是如此吧

最後,這裡也期待大家看完本篇筆記後,都會自主地想讀這本書。(笑)

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