讀書筆記-職場前5%的人憑什麼贏?:菁英都具備時間管理、解決問題的6項致勝關鍵

讀書筆記-職場前5%的人憑什麼贏?:菁英都具備時間管理、解決問題的6項致勝關鍵

職場前5%的人憑什麼贏?:菁英都具備時間管理、解決問題的6項致勝關鍵

為什麼想讀這本書:

這本書一般被我歸類為:「職場前輩教你一些不知道的潛規則」、「以過來人的身份,示範了如何加速成長與生存技巧」這樣書籍,簡言之都是勸導你可以少走一些歪路,警告你不要跳進常見的誤區和各種人生的「坑」。

它很適合用來當作公司新人們的教育訓練參考資料,平時也可以分享給晚輩朋友們閱讀,不過我也會提醒,由於這類書籍仍是以作者自身經驗與觀察為主,他所處的時空背景和適用條件不一定都與你我相似。

因此在相信書中某項觀點或應用某種原則時,記得要做持續做驗證與反省,不要死記或直接套用。

最後,給閱讀這類書籍的朋友們一個建議是,當你一邊閱讀的同時,也許還可試著想像有天你也可以撰寫出這類文章,分享你的經驗給更多年輕朋友,相信你會因此獲得更多。

本書核心觀點:

本書分成六個章節,分別就職場新鮮人進社會開始工作後,最優先遭遇的工作問題和解決辦法,如下所述:

  1. 時間管理
  2. 自律習慣
  3. 技能管理
  4. 職場規劃
  5. 建立影響力
  6. 人際關係

這六大項是作者認為,若能堅持一步一步地做好的話,在十年後你將會與你的老同學們拉出差距,並且比別人更早抵達你的人生高點。

下面就整理這六大項的內容中,有那些是我覺得獨特、並值得一提的觀點,下面一起來看看。

一、 時間要浪費在「高價值」的事物上

一般談到「時間管理」的主題,通常都是討論各種原則、技巧或工具,像是要善用碎片時間,例如:搭公車、等捷運時,可隨手用手機處理郵件,或是每周日晚上提前整理好下周的to do。

這些書中也有提到,但這當中作者提出一個更重要的點,那就是在你嘗試任何技巧前,應該要優先思考清楚,那就是「先找出對你有意義的人事物」。

由於人一生時間有限,時間可以說是最寶貴的資源,卻也是我們最容易忽視掉的。

大多數的時候,我們只是被動地接受人生難題,或工作中出現的各種任務,但若你希望能夠好好地過完自己這一生,並過得更有意義的話,你應該不斷地思索什麼才是對你而言,最有價值的事物。

這點沒有人能幫你回答,只有你才能在工作和人生的修練中找到答案。

但也許你會問,我剛進職場工作,也並不清楚到底對自己而言,最重要的事是什麼? 那該怎麼辦呢?

把低價值的工作做到高價值

其實關於這點作者也有提到,他過去在新人階段也曾被指派無聊的工作:「安排每周例會」,或是負責公司跨部門的各種會議或活動。

這工作可說是吃力不挑好,就算做的好,似乎也與你的本職表現無關,而且看似重要,卻在老板主管們的心目中沒有份量,所以才會老是指派給年輕的新人去做。

一般人也許做久了會開始偷懶,或是最多將它例行化,「不求有功但求無過」也許就是最大極限了。

但作者並不這麼想,因為他很清楚這項工作就是他目前新人階段重要的工作之一,就算是「低價值」的工作,他也想要從中挖掘出各種可能性。

具體上他做了什麼呢?

首先,他雖然是身為設計師,只負責設計相關的工作,但在開會前他會將所有的專案仔細梳理過,若是遇到跨部門的會議時,他也會去找各專案的負責人,主動去了解與咨詢該專案中有那些風險和變動,並不局限在設計的工作範圍。

這裡你可以注意到,他並不是去搶別人的工作、或是因為有被指派為專案PM要負責管理時程進度,他只負責敲定每一次的會議,以及組織每次會議的討論。

結果因為他這樣的積極主動,竟然漸漸變成了部門中唯一一位能對所有領域項目都瞭若指掌的人,甚至有別的部門的人都會來請教他。

而且他並不是當了工具人,或是被什麼白眼狼同事給陷害才去做些事。

他自發地做好了會議記錄、任務追蹤和風險管理,並督促了各專案有條不紊地前進,把一個看似「幫忙安排會議」的低價值工作,變成了一個讓上級領導刮目相看的「高價值工作」

最後他的表現也被公司肯定,這點我認為很值得每個人好好學習。

遠離時間黑洞

上面談到在工作上,作者建議我們要把時間花在對你最有價值的事物上,反過來想就是不要浪費在無意義的事物上,但偏偏許多人常把自己大把的美好時光,浪費在在下面這些事物上:各種社群、遊戲、娛樂影音App上。

例如:滑臉書、看抖音、打一整天的手遊…等等。

也許你會說你只是偶而玩玩,並沒有上癮啊!? 不用那麼嚴格吧。

但其實很多人從沒算過自己一天花了多少時間在這些事物上頭,建議你可以臉書提供的「時間管理」功能來查看看自己花了多少時間在臉書上。

註:先前曾看過一則新聞說,台灣人平均每天滑手機3.28小時,臉書活躍用戶占總人口74%,這兩項成績都創下世界第一,所以不要跟我說你沒有在玩。(笑)

也許你會說:「好吧!我承認我愛滑手機,但就是戒不掉,那該怎麼辦呢?」

其實作者也不是要你放棄所有的娛樂享受,而是要降低這些無用事物的使用時間,把時間花在更有意義的東西上。

那具體怎麼做呢?

下面提供幾個最簡單的方式,我自己也嘗試過,效果真的很好,如下:

  • 刪掉浪費你時間APP
  • 關掉不必要的通知

第一點很好理解,如果你發現你真的花太多時間在某個App上,最好的方式就是刪掉它,如果發現刪掉它對你的人生並沒有任何影響時,那就表示它對你而言,真的可有可無,不用覺得難過。

以我個人為例,很多人以為我不玩遊戲,但我其實並非完全不玩手遊,只是就算是在玩,大多也在一兩周後就刪掉了,因為我知道它會浪費我許多時間、精神以及專注力,過多了很自然會對我的工作、生活和學習有害。

第二點也很重要,也許有些App對你我而言是無法割捨,例如:臉書App對我們的社交生活、情感交流,與資訊吸收上有幫助,但它又偏偏又容易搶奪我們的注意力,讓我們掉入時間黑洞,那該怎麼辦呢?

建議可以將「通知」關掉,例如:我已經把Line和臉書App的訊息通知預設全關掉,一般來說你下班後,若沒有什麼重要又緊急的事情發生時,這些擾人的訊息對你真的沒用,最多滿足了你的好奇心,但也可能滿足了商家錢包(打廣告叫你花錢)。

當你先將這種「被動式訊息的打擾」降到最低時,你會發現你的寶貴時間開始變多。

二、自律比環境更重要

其實好好對待自己的時間,是與未來的自己所做的最好的約定,若信守這份承諾的話,唯一的方式就是「自律」,而自律往往也是成功者與失敗者最大的差異,作者在書中點出了,他認為職場人士最基本的自律,如下三點:

  1. 守時
  2. 好的工作態度 (負責任)
  3. 保證工作輸出品質 (做事靠譜 )

「守時」有多重要,應該不用我多講,從小我們也被教導過各種簡單有效的方法,例如:拜訪客戶提早半小時出門,刻意把手錶時間調快十分鐘…等等。

它代表著你這個人的專業和信用,因此千萬不要小看守時。

做事負責,並且保證交出來的工作成效是有高品質的,這兩點是工作上最重要的自律,若你能在這兩件事上保持住專注與堅持,不僅對你的名聲(下面會提到),工作能力被肯定,以及提高升遷機會都有幫助。

也許你會說:「這我也知道,但我就是很難堅持到底,那該怎麼辦?」

打卡建習慣,設定小目標

其實自律最有效的方式來自於習慣,但偏偏習慣的養成並不容易,因此作者在書中也建議你可以先利用「打卡」這種建立習慣的概念來嘗試。

打卡指的是:固定什麼時間做什麼事,或是建立好的”準備”習慣。

像上面提到的時間管理技巧中,有些人會在周日晚上先爬梳下一週有那些重要工作,一方面可沉澱自己周末結束前的浮動心情,二來也避免週一進到辦公室後,就被忙亂的工作項目與會議淹沒,沒辦法好好規劃。

另外,像我們以前辦課程或舉辦活動時,都會做好rehearsal。

會先把工作項目、任務指派負責人,以及各種可能的風險狀況都考慮進去,並且提前討論和理順流程,最後還會製作SOP表和檢查清單,用於執行時的二次檢查。

像這樣的方式,可以讓你更有效的達成自律的要求,而不只是單靠意志力。

學習技能,不能只放在能夠滿足當前的工作就好

談完了工作上的自律,也許你會想到學習也需要自律,特別是忙碌的上班族,往往沒有時間、沒有方法,甚至不知道該往什麼方向努力學習。

作者在書中給了一個關於學習方向的思路,很值得你想想:

  • 加深專業,為了有效解決自己所負責的問題
  • 延展廣度,為了有效解決團隊配合的問題

而這兩種學習方向的重點,都要朝往「提前儲備更高一級職位的專業知識和技能」的方向為主。

主要因為這世界變動太快,過去的知識和累積的經驗很快就會面臨落伍或無效的情況,同時若想爬升到更高級的職位時,你其實要擁有你未來工作所需的能力,才有辦法被提拔上去並站得穩。

五、知識付了費,不代表你得到

談完了學習方向,作者在最後幾章花了不少篇幅在談對岸大陸流行的「知識付費」、「知識服務」這類幫助人們快速學習,或有效掌握一門新知識的產品,這類產品本身沒有太大的問題,問題是在人們用錯誤的態度來看待它們,而陷入學習誤區。

作者認為有了學習方法,並不代表你就立即掌握該知識本身,學習框架與心法套路也許可以速成,但唯有實際深入的實踐與練習,才能讓知識真的為你所用。

這點我也很認同,最近我正在準備一堂學習方法論的課程,其實教的內容就是如何快速地從0到60分的方法論,但至於怎麼提升到八九十分,要靠的逅是學員自身的實踐和努力。

我能夠做的是給予你好的行動指南,並如教練般給你回饋與建議,但我沒辦法像打遊戲一樣幫你「代練」啊!



另外,關於如何更好效地從「知識付費」產品中學到更多,這點我的經驗是你不要只是學習課程老師所教授的知識,而是要學習這些老師們,他們是如何學習、如何準備,以及如何講述課程的方法。

例如:我從《五分鐘商學院》的主理人-劉潤老師身上,偷學到了他是怎麼撰寫一個五分鐘音頻稿的框架方法,他是如何在那麼短的時間講清楚一個觀點的技巧。

並且將它應用在行銷顧問的工作上頭。

六、何時該跳槽

最後一段,作者談了不少職涯規劃的方法,其中年輕朋友最關心話題就是「跳槽」。

很多人可能認為跳槽有什麼好討論的,不就是做得不開心、受委屈了就立馬甩手離職,或是認為公司有虧待你、錢給少了你就立即跳槽到更好的地方。

如果你真的這樣想的話,問題可就大了。

因為你可能從沒想過,每一次的跳槽都是一場賭博,而好的賭徒絕對不會把把都 押身家下注去梭哈,這樣做只會讓你輸到傾家蕩產.而是好好思考如何才能提高勝率,讓自己能夠長期存活在賭桌上。

一年換一次工作算多嗎?

這點沒有標準答案,但作者認為一年換一次以上就算多,而我以曾經身為公司面試負責人的經驗來看,也同意如此,因為我曾看過不少年輕人的履歷,上面寫著一年換三四個工作的資歷,然後面試時說自己每份工作都有很好的表現和成績。

每次面試到這樣的人,我都禁不住在想:「我是遇到了一位絕世的練武奇才?還是一個天生的詐騙師呢?

我想讀者心中會有答案的。

也許你會問,那到底在什麼情況上,我才能考慮跳槽呢?

書中提到下列五種情況,作者建議你就該跳槽:

  1. 薪資遠低於市場行情
  2. 遇到問題主管
  3. 欠缺發展性
  4. 通勤時間太長
  5. 公司營運和經營者有問題

這五種情況通常第2點和第5點沒有太多爭議或討論,也是人們離職最常見的原因之一,但是像第1點和第3點的情況,往往新鮮人是沒有判斷能力,我這邊建議你可以透過「偶而去面試來測試市場」,以及「多參與產業交流活動」來收集情報做為評估。

最後第4點是一般人很少想到的,其實又回到我們開頭所講的:「時間是最寶貴的資源」,若浪費太多時間在通勤,就等於壓縮了工作時間,與下班後休息及學習的時間,因此在自己財力所及的情況下,盡量還是不要住得離公司太遠啊。

小結:

這本書還有不少好讀易懂的經驗談,我發現作者喜歡用影視劇裡的人物來說明他的觀點,在閱讀中就算沒看過該劇,從故事中你也能夠很快理解作者想表達的觀點,因此是一本很好讀的書,我大概花了一個晚上就看完。

雖然有許多內容對我來說已經是common sense,不過也有不少觀點在閱讀時,能讓我重新反思,因此不管你是新鮮人或職場老鳥,這本書還是值得你拿來翻翻看。

本書金句:

  • 永遠不要拿自己的毅力和能力去衡量別人
  • 生活從來不給我們從容準備的時間,我們都不知道下個路口等待我們的是什麼。
  • 這個世上本來就沒有什麼完美的工作,只有不同的選擇罷了。
  • 學習成長從來都是一個跟自我對抗的過程。
  • 誰都有短板,但是與其花力氣補足短板,不如加長加固長板,使長板變成一座「橋」,讓自己擁有一整條河。

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