個人年度復盤：專為上班族設計的操作指南

想了解如何進行個人年度復盤嗎? 我將在2024/12/19 (四)19:00~21:30 舉辦一場「打造屬於你的年度復盤指南」線上直播工作坊，教大家如何進行個人年度復盤，所教的方法都是我過去和教練的學員一起進行的實戰方法，歡迎有興趣的朋友們，報名參加。

一、為什麼要進行年度復盤？

「複盤」的概念源於圍棋: 就像圍棋棋手會在對弈後「複盤」棋局，分析每一步棋的得失，以提升棋力一樣，「複盤」在管理領域也是指對過去事件進行回顧和反思，以從中學習並改進。

1. 找出成功和失敗的原因

年度復盤的首要目的是全面回顧過去一年的工作，找出其中的成功因素和失敗原因，這是一種針對個人成長的深度剖析。許多人在工作中常常只看到結果，而忽略過程中關鍵的影響因素。如果不進行系統性複盤，很可能會重復犯同樣的錯誤，或者無法復製過往的成功經驗。

為什麼要找出原因？

成功和失敗並不是隨機的結果。每個結果背後都有可追溯的行動和決策。找到原因後，我們可以回答這些問題：

• 成功的行動模式是否能複製？
• 是否有某些錯誤行為一再出現？
• 有哪些資源未被充分利用？

例如，一名市場銷售人員可能在復盤時發現，他在某個季度的業績表現格外出色，原因在於選擇了精準的廣告投放策略；而其他季度表現平平，則是因為他過於分散資源，把精力放在效果有限的平台上。

如何分析成功的原因？

1. 聚焦可控因素：將注意力放在自己能改變的行動上。例如，某次項目成功是因為積極與客戶溝通，而不是依靠運氣或外部條件。
2. 記錄過程中的關鍵時刻：成功只是結果，過程中的每個重要決策和行動步驟都是原因的重要部分。
3. 尋找模式與規律：分析是否有某些行動模式重複出現在你的成功案例中，這些模式就是未來可以複製的「成功公式」。

如何分析失敗的原因？

1. 問自己五個為什麼（5 Whys）：對於每次失敗，問五次「為什麼會發生？」這樣可以挖掘出問題的根本原因。
2. 辨別可避免與不可避免的問題：不可抗力的問題不應該過多自責，但對於可控的錯誤，則應該加以深入分析。
3. 避免情緒化自責：失敗是學習的機會，將其視為改進的起點。

例如，某位業務經理可能在復盤時發現，未能達成目標的主要原因在於「沒有及時跟進潛在客戶」，錯失了某個關鍵時機。在深挖之後，他才進一步發現，自己在「客戶管理工具」的使用上效率低下，這是一個可控的改善點。

2. 明確未來努力的方向

年度復盤的第二個目的是透過總結和反思，明確下一年度努力的方向。沒有清晰目標的努力往往流於盲目，復盤正是一個從過去的成敗中找到未來路徑的機會。

目標的重要性

• 清晰的目標讓努力更有針對性：如果今年的目標是提升客戶滿意度，但在實際執行中多數精力卻花在成本控制上，那就是「目標模糊」或「執行方向錯誤」的結果。
• 目標應該具備指導性：例如，「提升專業能力」是一個太過籠統的目標，而「每月完成一本專業書籍的閱讀並整理筆記」則是一項具體可執行的目標。

如何從復盤中找到未來方向？

1. 關注未達成的目標：回顧那些未能完成的年度計劃，分析阻礙的原因，是外部環境變化，還是內部執行力不足？這些目標是否仍然值得追求？
2. 補強短板：針對復盤中暴露的能力或資源不足，制定明確的改進計劃。例如：你發現自己在團隊協作中常因為表達不清楚而影響效率，那麼你在下一年的方向可以是「提升表達技巧」或參加相關訓練。
3. 擴展長板：不只彌補短板，你還要擴展自己的強項，讓長處變得更具競爭力。例如：如果你在今年成功利用數據分析工具，完成了幾個出色的報告，那麼明年2025年你可以計劃學習更高階的數據分析技術。

3. 積累經驗資本

年度復盤是一次「經驗的存檔」，將過去一年中的知識與經歷轉化為可持續利用的資本，為未來提供更多的支持。

什麼是經驗資本？ 經驗資本指的是能夠指導未來行動的知識、技能和規律，它包括了成功的經驗，也包括了失敗的教訓。每一次反思的結果都能讓我們更加智慧，少走彎路。

如何積累經驗資本？

1. 記錄你的復盤過程：將每年的復盤記錄下來，形成自己的「成長檔案」，這樣就可以對比每年的進步，形成持續提升的路徑。我在提供職涯諮詢與教練服務時也會協助學員完成這個記錄，有興趣的朋友可以來預約我的服務。
2. 形成經驗模型：根據復盤結果，提煉出可複用的行動模式。例如：如果某一次的工作成功是因為「提前制定清晰計劃，並與所有相關做好溝通」，這就是一個可重複利用的模型。
3. 轉化為知識分享：將自己的經驗分享給同事或寫成文章，這樣做除了可以對自己學習的再次深化，也能幫助他人，進一步強化經驗的價值。

二、年度復盤的結構與步驟

1. 準備工作：資料與工具的整理

有效的年度復盤始於充分的準備工作。資料的完整性和工具的使用將直接影響複盤的效果。

所需資料

1. 目標文件：包括年初所設定的KPI、OKR（如果有的話）或其他目標文件。這些是衡量成果的基準。
2. 工作記錄：像是日常工作筆記、電子郵件、會議紀錄等，用於還原事件的細節。
3. 績效評估：如公司發放的年度績效報告、客戶反饋或350環坪等。
4. 數據支持：與工作相關的數據，如銷售數字、專案完成率等。

推薦工具

1. 筆記工具：Notion、Evernote 等用於系統化記錄和分類。
2. 數據分析工具：建議用簡單易用的工具就好，例如：Excel、Google Sheets，可用於可視化分析。
3. 可視化工具：我習慣用 XMind（思維導圖）或者也可以使用 PowerPoint，幫助清晰呈現複盤結論。

建立一個復盤模板

• 模板應包括以下部分：
  1. 目標與實際結果的對比表格。
  2. 成功與失敗的分類列表。
  3. 行動改進的具體建議。
  4. 未來行動計劃。

例如：

2. 復盤的核心步驟

在完成前期準備後，年度復盤的核心步驟可以按照以下六個階段進行。每一步驟需要針對具體情境，結合自己的工作實際進行深度反思。

步驟 1：回顧目標與結果

年度復盤的第一步是回顧目標與實際結果的對比。這是一個檢查點，幫助你明確工作是否朝著正確的方向進行。

操作方法：

1. 列出年初設定的所有目標，按重要性排序。
2. 將每個目標與實際達成的結果進行對比。
3. 記錄關鍵指標（KPI/OKR）是否達成，並分析偏差的幅度。

示例：線上課程銷售為例

• 目標：年度課程銷售銷售額300萬元，實際結果為280萬元。
• 差距：少完成20萬元，達成率約為93%。
• 可能原因：
  • 年中因為價格戰，結果導致部分老客戶流失。
  • 未能及時開發新客戶，因此導致新增銷售額不足。

重點提問：

• 哪些目標達成了？為什麼能成功？
• 哪些目標未能實現？是計劃問題還是執行問題？
• 是否有超出預期的額外收穫？

實用工具：

• 目標結果對比表：將目標、結果、差距與原因分欄記錄，幫助直觀分析。
• OKR跟蹤工具：可以用 Google Sheets 或是一些專案管理軟體（Trello、Asana），可視化進度。

步驟 2：情景再現

回顧全年工作中的重要事件，完整還原每個階段的行動和情境。這一步是深度分析的基礎，幫助我們客觀理解過程。

操作方法：

1. 按「時間順序」回顧全年主要項目或關鍵時刻，記錄每個階段的情境和行動。
2. 將情境分解為具體的事件，例如：一次重要的會議、一次大客戶拜訪或者是一次危機處理。
3. 尋找關鍵決策點：哪些決策改變了結果？哪些失誤埋下了後患？

示例：2BV銷售業務的開發工作

• 事件：3月成功簽下A客戶。
  • 情境：透過多次溝通，了解客戶核心需求並提供定製化解決方案。
  • 結果：成功獲得客戶全年合作，最終帶來50萬元銷售額。
• 事件：6月未能留住B客戶。
  • 情境：B客戶對價格敏感，同時競爭對手推出大幅優惠。
  • 結果：B客戶最終流失，損失預估30萬元。

重點提問：

• 每個關鍵事件的決策是基於什麼做出的？
• 是否有更多的數據或資訊能幫助改善當時的決策？

實用工具：

• 事件年表：用A4左右的篇幅，列出每一個季度的重大事件，並且標註結果和影響。
• 情境圖：將每個事件的行動、資源、挑戰與結果圖示化，方便分析。(這部份未來有機會分享更多繪製的技巧，這裡提供一個範例連結)

步驟 3：分析原因

在回顧和再現情境後，進一步深挖成功與失敗的原因。這一步是復盤的核心，目的是找到規律和根源。

操作方法：

1. 將成功與失敗的案例分開，分別進行分析。
2. 對於每個案例，使用「5個為什麼」逐層剖析原因，直到找到問題的本質。
3. 總結共通點：是什麼導致成功/失敗的？這些原因是否可復製或避免？

示例：

• 成功案例：
  • 事件：年中推出針對學生族群的促銷活動，銷量提升30%。
  • 成功原因：
    • 充分利用IG和Threads等社群媒體的宣傳，觸及目標受眾。
    • 提供明確的限時優惠，刺激購買。
• 失敗案例：
  • 事件：下半年因為內部團隊協作失誤，導致項目延期。
  • 失敗原因：
    • 項目啟動時，缺乏清晰的分工。
    • 內部溝通效率低，錯過重要的節點。

重點提問：

• 是什麼決定了成功的可能性？
• 是否有可以提前預測和避免的失敗訊號？

實用工具：

• 根因分析圖：繪製「魚骨圖」或「因果樹」，來直觀展示出問題的多層原因。
• 行動反饋矩陣：列出每個行動的正面與負面影響，幫助系統分析。

步驟 4：總結規律

分析完成後，進一步提煉經驗和教訓，總結出可複用的規律。這是讓復盤真正產生價值的關鍵。

操作方法：

1. 根據成功與失敗案例，提煉出具體的行動原則。
2. 總結出具體的「應該做」與「不應該做」，形成行動清單。
3. 確保每條規律都能應用於未來。

示例：

• 成功規律：
  • 設定清晰的目標與時間節點。
  • 充分利用數據分析支持決策。
• 失敗教訓：
  • 在團隊協作中需要明確責任分工。
  • 遇到競爭挑戰時，應該要快速應對，而非拖延。

重點提問：

• 哪些規律是過去經驗的核心？
• 如何讓這些規律成為日常工作的習慣？

實用工具：

• 規律手冊：將總結的規律記錄為文字或圖表，方便日後檢視，我們可以把它命名為「規律手冊」。
• 行動對照表：在未來項目中對照規律檢查是否落實。

步驟 5：行動計劃

復盤的最終目的是制定一份明確的行動計劃，將經驗轉化為未來的改進措施。

操作方法：

1. 根據復盤的規律，列出具體的行動目標。
2. 確保行動計劃具備可操作性和明確的時間節點。
3. 設置檢查機制，確保行動計劃能落實。

示例行動計劃：

• 短期目標（1-3個月）：提升數據分析技能，參加相關培訓課程。
• 中期目標（3-6個月）：開發2個新的大客戶，增強市場競爭力。
• 長期目標（6-12個月）：制定團隊內部協作標準，提升整體效率。

三、年度復盤的實用模擬案例

為了讓上面提到的年度復盤步驟更具有實操性，以下模擬了一名上班族（林小姐），她是如何結合實際工作進行年度復盤，並將過程分解為具體步驟。

案例背景

林小姐是一名在台中的電子零件製造公司的2B銷售業務專員，她的年度目標為：

1. 總銷售額達成300萬元。
2. 新增10名大客戶。
3. 提升客戶滿意度至90%以上。

在2024年結束後，她希望全面分析自己一年的工作成效，找到成功與不足之處，並制定明年2025年的行動計劃。

步驟 1：回顧目標與結果

林小姐將她的年度目標和實際成果進行對比，建立如下清單：

差距分析：

• 雖然很接近完成，但距離100%仍有差距。
• 新客戶開發不足，主要原因是：競爭對手的價格策略影響。
• 客戶滿意度略低於目標，原因可能是部分客戶反饋響應的速度較慢。

重點提問：

• 哪些行動對銷售額達成有顯著貢獻？
• 哪些問題阻礙了目標實現？

步驟 2：情景再現

林小姐針對全年重要事件進行情境重現，試著用一張A4紙梳理出以下幾個關鍵時刻：

1. 3月：成功簽下A客戶
   • 背景：該客戶是目標市場中的高潛力客戶。
   • 行動：經過多次深度溝通，發現客戶對產品特性的具體需求，並且提供量身定制的解決方案。
   • 結果：成功締約，最終帶來全年50萬元銷售額。
2. 6月：未能留住B客戶
   • 背景：B客戶是老客戶，但是對於價格高度敏感。
   • 行動：嘗試透過優惠條件來挽留客戶，但未能與競爭對手的價格戰匹敵。
   • 結果：B客戶流失，損失預估30萬元。
3. 10月：參與產業展會
   • 背景：林小姐參與了年度產業相關的展會，希望開發新客戶。
   • 行動：總共收集了50位潛在客戶的聯繫方式，並在會後逐一跟進。
   • 結果：其中成功轉化2名新客戶，合計貢獻20萬元銷售額。

情境再現的價值：

• 幫助林小姐準確還原當時的行動與決策過程。
• 提供客觀的數據和細節，為分析原因提供依據。

步驟 3：分析原因

針對每個成功或失敗的案例，林小姐開始逐步分析其背後的原因。

成功案例：3月簽下A客戶

• 成功原因：
  1. 充分挖掘客戶需求，並且提供高度客製化的服務。
  2. 高效的溝通能力，與對方迅速建立信任。
• 可以複製的規律：
  1. 將深度需求分析納入所有的銷售過程當中。
  2. 提升與客戶的定期溝通頻率。

失敗案例：6月失去B客戶

• 失敗原因：
  1. 自己對市場競爭的預測不足，未能提前應對價格戰。
  2. 在價格策略方面，由於缺乏靈活性，無法提供差異化的價值。
• 可避免的教訓：
  1. 增強自己在競爭情報收集能力，提前洞察市場動態。
  2. 建立針對價格敏感型客戶的應對方案，不要再犯同一個錯誤。

步驟 4：總結規律

接著，林小姐從上述案例中提煉出以下規律：

1. 成功規律：
   • 需求導向：以客戶需求為核心制定銷售策略。
   • 高效跟進：對於潛在客戶保持快速回應，縮短決策周期。
2. 失敗教訓：
   • 競爭分析不足：缺乏對市場環境的前瞻性預測。
   • 價格策略單一：未能滿足不同客戶類型的多元需求。

如何應用規律？

• 規律必須具體化，形成行動指南。例如說：
  • 每月進行一次市場競爭情報的收集與分析。
  • 根據客戶特性來分層設計銷售方案，提供客製化價值。

步驟 5：行動計劃

最終，林小姐針對復盤結果，設計了以下的行動計劃：

1. 短期目標（1-3個月）：
   • 學習數據分析工具（如Power BI），提升市場情報分析能力。
   • 制定差異化的價格策略，滿足價格敏感客戶需求。
2. 中期目標（3-6個月）：
   • 每月新增1名高潛力的客戶，實現總銷售額提升10%。
   • 提升客戶服務效率，將客戶滿意度提高至90%以上。
3. 長期目標（6-12個月）：
   • 開發3個高價值市場，挖掘潛在大客戶群。
   • 優化銷售流程，將成功規律固化為團隊標準操作。

四、復盤的注意事項

在做年度復盤時，有幾個關鍵的原則你需要特別注意：

1. 保持客觀

• 避免情緒化：復盤時要將事實與感受分開。情緒可能會放大失敗的負面影響，也可能讓你對成功過於樂觀。
• 數據支持：所有的判斷應建立在具體數據之上，例如說：銷售額、客戶反饋的內容等。

2. 總結過程而非結果

• 很多人在復盤時只聚焦於結果，但更重要的是理解過程中的每個環節。
• 可以問自己：「這個結果是如何形成的？是否有改善的空間？」

3. 重點在行動改進

• 復盤的最終目的是改進行動，而非只是總結經驗。每次複盤後，應該要有明確具體的行動步驟。

五、個人年度復盤的具體行動建議

在完成復盤的所有步驟後，如何將其具體應用於未來，是復盤成功的關鍵。以下為針對個人年度複盤設計的行動建議，結合實際操作和工具，幫助將總結轉化為具體的行動方案。

1. 制定SMART目標

復盤的第一個成果是修正和優化下一年的目標。可使用經典的 SMART 原則（Specific、Measurable、Achievable、Relevant、Time-bound），確保目標清晰、可操作。

具體做法：

• 將模糊目標具體化：
  • 模糊目標：提升專業能力。
  • SMART目標：每月完成一本專業書籍的閱讀，並撰寫500字的心得筆記．發表在自己的Medium或LinkIn上。
• 設定可衡量的指標：
  • 例如：「新增10位大客戶」具體轉化為「每季度新增至少2-3位，全年總計10位」。
• 確保現實性與相關性：
  • 檢查目標是否與個人的角色和公司發展相符。例如：業務的職務應該更注重業績指標，而不是追求過多無關的技能。
• 設置時間節點：
  • 將大目標分解為小目標，明確完成時間。例如：每月檢查一次KPI的達成情況。

工具建議：

• 目標跟蹤軟體：使用 Notion、Todoist 或 Excel（我最愛用的），建立目標進度跟蹤表，定期更新進度。

2. 構建行動計劃

根據復盤結果，將目標具體拆解為行動計劃，確保有清晰的路徑實現目標。

行動計劃模板：

行動計劃關鍵點：

1. 分階段實現：將年度目標分解為季度、月度的具體行動。
2. 分配資源：確認行動需要的資源，例如：學習時間、課程經費或團隊支持。
3. 驗證成果：設置驗證機制，定期檢查計劃進展。

工具建議：

• 項目管理工具：使用 Trello、Asana 或 Google Sheets，定期跟蹤行動計劃的執行情況。
• 時間管理工具：利用 TimeTree 或 RescueTime，分配行動項目的優先級與執行時間。

3. 建立反思與檢查機制

年度復盤的成果需要透過日常反思與定期檢查來持續下去，這是一種「不斷優化」的過程。

反思機制：

1. 每日反思：
   • 每晚記錄當天的成功與不足，簡要地記錄關鍵的事件（如重要會議、與客戶的互動）。
   • 工具建議：使用日記應用如 Journey 或紙本筆記，甚至簡單用一個Google 雲端文件就可以。
2. 每週檢查：
   • 回顧本週的行動進度，確認是否按計劃完成。
   • 三個簡單的問題檢查：
     • 什麼行動有效？
     • 哪些需要改進？
     • 是否需要調整計劃？
3. 每月總結：
   • 匯總整月的進度數據，對照目標檢查是否有偏差。
   • 例如：檢查本月新增客戶數是否達標。

4. 培養長期成長習慣

年度復盤的長遠價值在於將「反思與改進」變成習慣，形成持續學習與提升的內在驅動力。

長期習慣建議：

1. 設定學習目標：
   • 每年選擇1-2個核心技能進行深入學習。
   • 例如：「提升演講能力」，每季度參加1次培訓課程並且要進行實戰演練。(內部爭取分享機會，外部自己開直播或小講分享會)
2. 形成自我激勵機制：
   • 給每個達成目標的階段設置「小獎勵」。例如說，完成一個季度目標後，安排一次國內短途旅行。
3. 持續記錄經驗：
   • 養成日記習慣，記錄成功的策略與失敗的教訓。這些記錄將成為未來複盤的素材。這是一個最簡單卻很好用的方法。

工具建議：

• 學習管理工具：使用 Hahow, Tibame, 平台，制定學習計劃。
• 自我檢視清單：在 Notion 或 Google Keep 中列出每月要檢查的事項。

5. 活用復盤工具與資源

復盤的效率取決於工具的選擇與資源的配置。以下是針對上班族復盤的實用工具與資源建議：

分析與記錄工具：

1. Notion：建立年度復盤工作台，分門別類管理目標、行動計劃與反思記錄。
2. Trello：將復盤過程視覺化，建立「待完成」「進行中」「已完成」看板。
3. Excel：構建數據對比表，用於目標與結果的量化分析。

時間管理工具：

1. RescueTime：追蹤工作時長，找出時間分配問題。
2. Pomodoro Tracker：採用番茄工作法，提高日常專注度。當然你也可以用實體的工具，像經典的Time Timer

學習資源：

1. 線上課程：如前面提到的 Hahow、Tibame，如果想找英文的課程的話，可以找 Udemy 平台上的課程來提升技能。
2. 產業社群：參與各種 Meetup 的專業社群，學習他人經驗。可以直接Google查找，或在臉書搜尋，或使用關鍵字在活動通平台中來尋找。

六、結語：將復盤內化為日常行動

個人年度復盤並不是僅限於年終的一次性總結，而是一種持續改進的習慣。透過清晰的目標設置、結構化的行動計劃和有效的反思機制，一般上班族可以不斷提升自己的專業能力與工作效率。

行動要點回顧：

1. 從復盤中提煉具體規律，並應用於未來的行動中。
2. 設置清晰可行的短期、中期與長期目標，逐步實現進步。
3. 善用工具與資源，提高復盤的效率與效果。

最後還想送你一句話：復盤是從過去中汲取智慧，讓每一次經驗都成為未來成功的基石。