讀書筆記:一流工作者都在用的待辦清單:省時、減壓、事情做得完的神奇高效公式

讀書筆記:一流工作者都在用的待辦清單:省時、減壓、事情做得完的神奇高效公式

為什麼想讀這本書?

關於「如何建立有效清單」這主題是我一直所關注的課題範圍,最早是受到查理芒格和《清單革命》的作者葛文德,這兩位我的精神導師所推崇而開始關注,主要是希望透過設計出好的待辦清單來管理好自己的工作,以提升效率和達成目標。

這類主題通常都與下面這幾個關鍵字有關

時間管理、精力管理、職場工作術、目標設計、 帕金森定律

如果你有在關注這些關鍵字,或在找類型的書籍與知識時,這本書你千萬不要錯過。

另外,先前我曾寫一篇文章叫《如何讓「清單」成為你的行動指南》,裡頭是我先前整理了自己讀過的一些清單類主題的書籍所整理的心得,包含上面提到啟發我喜歡上清單的好書:《清單革命:不犯錯的祕密武器

最後,我有建了一個「清單控」的臉書社團,有興趣的朋友也歡迎加入一起來交流。

在讀這本書前,我有三個問題想問:

  • 作者目前使用的清單系統和市面上流行的方式有何不同?
  • 想知道作者怎麼看待目前現有常見清單系統,例如:GTD、HIT清單法( high-impact tasks),覺得這些方法的優點或缺點在那?
  • 目前有所謂的清單派和行事曆派,兩者認為彼此對立,只能存在一種就夠了,但我認為兩種方法應該可以結合,不知道作者有沒有什麼好方法?

以上三個問題,在這本書裡都有解,第二點的部份甚至用了一個章節 (第四章)來說明現有常見的十大清單系統,並一一解讀,下面我舉兩個書中案例:

作者很認同「GTD 搞定事情」系統,特別是它有兩個優點:

  • 大腦傾存 ( brain dump) 的原則,也就是把佔據腦海中工作事項全都一一列出來,可以用寫的就不要就大腦去記,因此清空大腦可讓人降低焦慮,也比較不會忘記。
  • 「下一步行動」的設計,GTD的核心原則是關注在下一步的動作,讓人可以很有效率地一直去執行任務。

不過 GTD 也有明顯的缺點在於,它無法確保使用者完成的工作都是最重要的任務,而這理所謂的「最重要」指的是要和「最終目標有關聯」,當你完成的工作並沒有與你的目標做結合時,最終很可能會造成我們的動力下滑、專注力不足,也無法正確地衡量工作的進展。

另外,還有很普遍常見的「大量、全包式」的清單系統,簡單說就是把所有想到的工作全列出來放在一起,優點是可以一目了然地看到所有工作項目,但尤有許多明確的缺點,像是:

  • 項目太長了、選擇太多
  • 沒有分類,無法排出優先順序
  • 承上,容易讓人想先去做簡單的事項,卻沒有去做最高價值的工作
  • 沒有設定截止日期、執行的情境,以及目標的關聯性說明 (這點下面會有詳細的說明,也是作者建議最重要的清單設計原則之一)

其他還有八種常見的清單設計方法,這裡就不一一介紹,在讀這一個章節時你可以好好驗證一下,自己目前使用的清單系統有沒有什麼問題和對應的解決辦法。

我的第三點問題的部份,作者也用了一小章(第八章)來說明待辦清單要怎麼跟行事曆做結合,基本上他是認同兩者缺一不可,並且可以組合應用讓工作成效最大化,而不是分成兩派不同的方法,彼此水火不容。

他的方法簡單總結就是,在前一天先打開行事曆,看看明天有那些會議或外出行程,排除掉這些時段之後,剩下的時間就是你可以用來執行清單任務與休息得時段。

你只要在安排任務時,要注意下面兩點:

  • 記得抓休息時間,很多人一忙起來就會忘了休息,千萬記得人一天的精力是有限的,有休息才能有效充電或減緩壓力的累積。
  • 記得抓緩衝時段、 都要保留一些時間給,像是遇到突發的任務,或被同事打擾時可能會產生的延遲時間,

如果用一段話來說明待辦清單和行事曆的差別在於:待辦清單是你希望在一天內可以完成的任務清單,而行事曆則是決定了它是否可行。(排在何時?以及有多少時間可用?)

這本書該怎麼讀:

本書的書眼在「前言」裡頭,作者開頭就直接說明寫這本書的目的,他想要告訴我們如何更有效地管理工作任務,並且幫助讀者打造出可以協助我們完成重要工作的代辦清單,他認為這項技能練的好的話,可降低你的工作壓力,並提高生產力,我想這是所有上班族最需要的技能之一。

同時作者在設計這本書前,也有考慮到一個問題:「 生產力悖論 」,指是為了解決某一個問題,卻又花了更多時間去學習更多、更複雜的方法,過程中還產生了新的問題。

為避免這種情況發生,作者他在寫作時力求簡短,目的是為了幫助讀者盡快採取行動,當然也不是把書拿來隨意瀏覽就好,還是要閱讀並實際去應用,當然不管是從頭開始讀,或直接跳讀你認為最重要的部分都可以。

另外,這本書在書末最後,還有附贈了一小本的「神奇公式練習冊」,它設計的好,除了用一個實際的安案帶你走過一遍作者的方法之外,同時連表格怎麼設計都示範給你看了,你只要照著設計就可套用,這點是我蠻推這本書的原因之一。

隨書附贈的「神奇公式練習冊」
裡頭有範例示範和清單格式展示

本書核心觀點

這本書的重點精華就在書封面上,總共有10大步驟,教你如何打造出專屬於你的代辦清單,分別如下:

  • 步驟1,區隔當前的任務跟未來的任務
  • 步驟2,根據預期成果定義任務
  • 步驟3,把專案拆解成多項單獨的任務
  • 步驟4,為每項任務設定截止日期
  • 步驟5,把當前任務的數量限制在七項
  • 步驟6,根據專案類型或地點來管理任務
  • 步驟7,刪去清單上不必要的任務
  • 步驟8,估計完成每項任務所需的時間
  • 步驟9,使用主動式動詞引導每項任務
  • 步驟10,留意哪些任務需要其他資源的投入

完整的內容在第五章都有一一說明,這裡我只列出幾個我認為比較重要的觀點。

列清單時一定要用主動式的動詞,並寫下「原因」和執行的「情境」

一般人列清單的習慣,都是寫關鍵字,不然就是把工作項目寫上標題而已,例如:

  • 寫一篇讀書心得
  • 撰寫募資行銷課程的簡報
  • 聯絡開課單位,討論課程相關資訊

看起來好像沒什麼問題,但如果多加留意幾個地方,會讓你在執行清單任務時做的更好,像是在第一點「寫一篇讀書心得文章」的旁邊,可以再加上原因

例如:想透過文章來宣傳個人品牌,吸引潛在讀者訂閱電子報,所收集名單在未來可以銷售付費課程給讀者。

以及在什麼情境下做?

例如:由於寫作時很需要專注與安靜的環境,一般來說在公司並不適合執行,所以都會利用「早晨在家的時間」,所以可以將這項任務分類「在家」的清單裡頭。

另外條列清單時,要善用主動式的動詞,因為有幾個好處:

  • 執行方法明確化
  • 讓人更有動力,可有效激勵你想去執行

因此第三點的「聯絡開課單位,確認講師費用的匯款日期」可以改成

「打電話給XXX單位的林先生,口頭確認開課日期、地點、課程大綱內容以及講師費用,並且請他email回覆備忘錄。」

這樣一改除了有明確動作 (打電話、email),還有細節內容,在執行任務時就會想一一照著去做。

留意哪些任務需要其他資源的投入

如果你是在大公司裡頭工作的話,每天大多數的任務都要與公司同事們,或外部合作伙伴來協同工作,因此很多任務你會交辦出去,並且時常會停留在等待對方回覆的情況下。

而這類型的清單在條列時,有幾個重點要留意:

  • 不用特別列一個「等候清單」,下面第二點就夠用了
  • 在該任務旁,同樣寫上簡短說明,例如:找誰、我所需的資訊類型、格式,以及預計對方要交付給你的日期。
  • 定期追蹤,提前詢問進度,有任何變動會影響到其他任務的話都可盡快調整。

總清單要進行分類

作者建議我們在列總清單時,建議要用專案、類型或地點在管理和分類,這是因為一來一項專案裡頭的任務有時非常的繁雜,因此一定要再細分成各項務任,所以專門替專案設計一份清單可以更有效的管理。

例如:要辦一場駭客松的活動,可能有下面這些細分任務:

  • 找場地
  • 找人力 (處理行政作業、活動執行,電力和網路)
  • 找食物 (考量到美味、安全、保險…等等)
  • 找報名團隊 (公開和私下邀請)
  • 找評審 (產官學界)

上面你會發現我只是最大項目,並不是一個好的清單列法,實際要列更多細項出來。

接著類型的分類,則是為了更有效率的執行該任務,例如:處理email和寫客戶提案這兩項不同的工作,前者不太需要動腦,只要重覆動作就好,而後者需要專注,因為把這兩項任務分類成「重覆性工作」、「專注性工作」時,可以更有效地去管理和排列在適合的時間。

最後「地點」的的話,是因為有些任務可能在家才能完成,像是打掃、整理家務,當你在公司時就不用去理這些任務,反之也是如此,這樣分類就可以減少你分心和精神秏損。

總結:

這本書的全書不到200頁,可以說是簡潔又有用,加上出版社編排的很好還附了一個「神奇公式練習冊」做為示範和說明,讀者們若專心讀的話,大概花一兩個晚上就可設計上一套好的清單系統。

最後,也想重申作者再三強調一個重點是,所有的方法和工作都只有一個目的:有效地解決你的問題,因為並不是誰的方法才是最完全的,而是設計出最適合自己的。

真心推薦這本書給所有朋友。

本書金句

  • 帕金森定律,你有多少時間可以完成工作,你就會延展你的工作來填滿可用的時間。

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